How-to: Digitaal ondertekenen met HubSpot
Een slimme integratie tussen HubSpot en PKIsigning opzetten
Dinsdag 22 augustus 2023
Digitaal ondertekenen draait niet alleen om een elektronische handtekening. De handtekening is in veel gevallen onderdeel van een proces. Werk je met HubSpot? Dan kun je dit proces slim automatiseren. PKIsigning is daarbij de perfecte software voor digitaal ondertekenen, omdat het net als HubSpot werkt met een open API en handige connectoren. Het levert forse tijdwinst op in je processen en resulteert in solide digitale ondertekeningen met een hoog betrouwbaarheidsniveau. Hieronder duiken we dieper in de mogelijkheden en geven we een bijzonder voorbeeld uit de praktijk.
Digitaal ondertekenen met HubSpot via de API 👨💻
Er zijn meerdere methodes mogelijk om een integratie op te zetten voor digitaal ondertekenen met HubSpot. HubSpot beschikt over een moderne API, ook wel koppelvlak genoemd, die relatief eenvoudig te gebruiken is. De documentatie staat online. Als je een eenvoudige integratie wilt maken met eenvoudige authenticatie, dan kun je snel een private app aanmaken. Sinds kort zijn de mogelijkheden hiervoor uitgebreid. Zet je een integratie op voor de bredere HubSpot community, maak dan een public app aan. Dit vereist wel enige basale kennis op het vlak van technische integraties en softwareontwikkeling. Via de API zijn allerlei gegevens op te halen die je kunt gebruiken om een digitaal ondertekenverzoek op te stellen. Bijvoorbeeld gegevens van de ondertekenaar uit de CRM-omgeving.
HubSpot Forms: De start van een geautomatiseerde workflow ⚙️
HubSpot is al een krachtig instrument voor CRM en marketing automation. Maar met de formulieren-functionaliteit én de workflow-functionaliteit, openen zich nieuwe deuren. Je kunt eenvoudig formulieren maken voor intern- en extern gebruik. Vervolgens kun je een workflow creëren, die start wanneer er een ingevuld formulier is, zoals een contract aanvraag. Natuurlijk kun je een workflow ook op andere manieren triggeren. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuwe relatie of een gesloten deal. Al deze gebeurtenissen kunnen in de praktijk leiden tot de noodzaak om een document digitaal te ondertekenen. Zoals een opdrachtbevestiging, offerte of overeenkomst.
In de workflow in HubSpot kun je een webhook aanroepen, dit zorgt ervoor dat er in andere software een activiteit wordt opgestart als gevolg van de gebeurtenis. Zo kan deze workflow bijvoorbeeld een webhook aanroepen binnen het Microsoft Powerplatform. Dan is er geen noodzaak om een private of public app met de API samen te stellen. Het vereenvoudigt de integratie voor de gebruiker.
Van data in HubSpot tot ondertekend document 🔏
Na het activeren van de webhook in de workflow in HubSpot, kan er automatisch een Word-document worden samengesteld met de data uit HubSpot. Dat kan direct binnen de Microsoft omgeving, bijvoorbeeld met een sjabloon document die je klaar hebt staan in Microsoft SharePoint. Hier komt PKIsigning om de hoek kijken. Dankzij de Powerplatform connector kan dit samengestelde document rechtstreeks ter ondertekening worden aangeboden bij PKIsigning. Dit betekent dat het hele proces van dataverzameling tot digitale ondertekening soepel, automatisch en zonder handmatige interventie verloopt. Zie onderstaande schematische weergave.
De eerste klant bij PKIsigning -eveneens gebruiker van HubSpot– heeft dit proces al volledig onderdeel gemaakt van haar bedrijfsvoering, met grote mate van procesverbetering tot gevolg. Honderden documenten zijn al geautomatiseerd ondertekend. Digitaal ondertekende documenten worden automatisch opgeslagen binnen de SharePoint–dataopslag van de klant.
HubSpot’s integratiemogelijkheden met PKIsigning 🔄
Metadata, ofwel gegevens over de gegevens, spelen een essentiële rol in de datagedreven toekomst. Door metadata toe te (laten) voegen aan gestructureerde data, kunnen systemen en machines informatie nog beter automatisch interpreteren en verwerken. Met de opkomst van robotisering en kunstmatige intelligentie neemt het belang hiervoor toe. Het opent de deur naar geautomatiseerde verwerkingstechnieken die bedrijven helpen om taken efficiënter uit te voeren en menselijke fouten te verminderen. Dienstverleners in documentmanagement software lopen al jaren voorop in de toepassing van metadata. Met metadata worden traditionele documenten verrijkt. Zodoende kan de levenscyclus van documentgedreven werken worden verlengd.
Tips voor variaties in het proces
- In de formulieren kun je eenvoudig geavanceerde invoercontroles en condities toevoegen. Zodoende kun je nog beter sturing geven aan de invoer van data.
- Na succesvolle ondertekening kan de workflow in HubSpot ook vervolgd worden, bijvoorbeeld om data bij te werken, een taak aan te maken of een mailing te verzenden.
Verschillen in digitaal ondertekenen met HubSpot
Sommige uitgebreide licentievarianten in HubSpot bieden ook gelimiteerde ‘e-signature’-functies aan. Merk op dat de instructies hiervan voorzien zijn van een expliciete disclaimer rondom de rechtsgeldigheid. Dit type digitale handtekening kent doorgaans een laag betrouwbaarheidsniveau binnen de Europese regels (eIDAS), omdat de identiteitscontrole van de ondertekenaar op simpele wijze wordt uitgevoerd. Deze handtekening is geschikt voor documenten met een laag risico en minder voor (belangrijke) overeenkomsten met derden. De digitale handtekening die via PKIsigning gezet wordt kenmerkt zich door een hoger betrouwbaarheidsniveau, daardoor biedt het meer zekerheid. Zo kun je door de integratie met PKIsigning eenvoudig een geavanceerde elektronische ondertekening toepassen en zelfs een gekwalificeerde elektronische ondertekening.
Ook aan de slag met digitaal ondertekenen met HubSpot als basis?
Ben je benieuwd hoe digitaal ondertekenen met HubSpot jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren? Neem contact met ons op. Ons team staat klaar om je te adviseren voor de beste integratieoplossingen gebaseerd op jouw behoeften.