Digitaal ondertekenen zonder printer en scanner: de moderne manier van werken

Een handtekening zetten op een document als je geen printer meer hebt 🤷‍♂️?

Donderdag 17 augustus 2023

Digitaal ondertekenen akten en contracten huis

De traditionele aanpak van documentondertekening kan een complex proces zijn. Veel mensen kennen het wel: e-mailen, documenten printen, ondertekenen, scannen en terugsturen via e-mail. Maar in een digitaal tijdperk waarin thuiswerken en zakendoen op afstand de norm is, biedt digitaal ondertekenen zonder printer en scanner dé oplossing. Daarbij is de bewijsbaarheid van een elektronische handtekening doorgaans beter dan bij een gescande handtekening.

Waarom digitaal ondertekenen zonder printer en scanner de toekomst is

Als we naar het moderne kantoor kijken, is er een duidelijke verschuiving gaande. Jonge professionals hebben steeds minder vaak fysieke apparatuur zoals printers in huis. Via de smartphone zijn er steeds meer processen digitaal af te wikkelen. Voor mensen zonder een printer of scanner is het een enorm gedoe om een contract of overeenkomst te ondertekenen. Digitaal ondertekenen zonder printer en scanner past perfect in deze trend van digitalisering.

Met een oplossing voor digitaal ondertekenen bied je als bedrijf je klanten en medewerkers een gemakkelijk online proces. Printen en scannen is dan passé. Voor een nieuwe klant of een nieuwe medewerker is de offerte of arbeidsovereenkomst de eerste kennismaking met de stand van automatisering van jouw bedrijf. Wat voor indruk laat jij achter?

Traditionele ondertekening v.s. digitale ondertekening

Documenten via e-mail ontvangen, uitprinten, fysiek ondertekenen, inscannen en terugsturen is niet efficiënt. Zeker niet bij meerdere ondertekenaars. Zonder de juiste apparatuur wordt dit een uitdaging. Hier komt digitaal ondertekenen echt tot zijn recht. We zetten de belangrijkste verschillen voor je op een rij:

	Traditionele ondertekening en verzending per post	Traditionele ondertekening en verzending per e-mail	Digitale ondertekening via online software
Proces en middel	Fysieke ondertekening met pen	Fysieke ondertekening met pen	Elektronische handtekening
Gemiddeld doorloopsnelheid	Meerdere weken	Meerdere dagen	Enkele minuten tot uren
Rechtsgeldigheid	Staat niet ter discussie	De ingescande handtekening mag worden aangedragen als ‘digitale handtekening’, de zekerheid is echter zeer beperkt omdat de identiteit van de ondertekenaar niet goed herleidbaar is. [1]	Keuze uit meerdere betrouwbaarheids-niveaus. Het hoogste niveau is standaard gelijkgesteld aan de fysieke ondertekening en staat niet ter discussie. [2]
Gemak voor ondertekenaars	Matig	Zeer matig	Groot
Aandachtspunten	Postbezorging vindt steeds minder frequent plaats	E-mailen is – in het geval van gevoelige documenten – niet veilig genoeg en geeft een grotere kans op datalekken	Niet elke software oplossing kent een betrouwbare implentatie van de wet- en regelgeving

Hoe werkt digitaal ondertekenen zonder printer of scanner?

✅ Voor het digitaal ondertekenen, het proces waarbij een elektronische handtekening gezet wordt, heb je software nodig. Het gemakkelijkst is om hierbij van online software gebruik te maken. Dan hoeft er niets geïnstalleerd te worden. Als eerste wordt een document geüpload in online software. Eventueel kan het document nog worden opgemaakt met digitale briefsjablonen. Daarna worden er één of meerdere mensen toegevoegd die een uitnodiging ontvangen om hun handtekening te plaatsen. Hierbij is vaak minimaal de naam, het e-mailadres en een mobiel telefoonnummer vereist. Hoewel je misschien niet over een telefoonnummer beschikt, is dit wel van belang voor verificatie van de identiteit van de ondertekenaar. Daarom zul je deze eenmalig moeten opzoeken of opvragen.

✅ Vervolgens ontvangen de genodigden één voor één een e-mailbericht waarin ze worden verzorgd hun identiteit te bevestigen. Dat kan -afhankelijk van de software en gekozen methode- op meerdere manieren. Daarna kan het document worden ingezien en kan medewerker en/of klant kiezen voor ondertekening. Als alle ondertekenaars deze stap hebben voltooid ontvangt iedereen een compleet document voorzien van alle handtekeningen.

✅ De handtekening is zichtbaar op het document en in de vorm van een opgenomen eigenschappen in het document. Zodoende kan het document niet meer worden gewijzigd na ondertekening. Vaak is er een digitaal bonnetje aangehecht, wat inzicht geeft in de stappen van het ondertekenproces. Dit vormt de bewijslast bij de digitale ondertekening. Hoe de handtekening zichtbaar is op het document, bijvoorbeeld in de vorm van een stempel, krabbel of afbeelding, is daarbij minder van belang [3].

“Hoe de handtekening zichtbaar is op het document, in de vorm van een stempel, krabbel of afbeelding is minder van belang

✅ De bewijsbaarheid van de handtekening (in de zin van herleidbaarheid van de identiteit van de ondertekenaar) is bij een digitaal proces met een elektronische handtekening beter geborgd dan bij een ingescande handtekening [4].

Andere voordelen van digitaal ondertekenen zonder printer en scanner

Doordat het document niet geprint en gescand wordt, maar er sprake is van een digitaal opgesteld document, blijft de bestandsgrootte beperkt. Zodoende voorkom je ook situaties dat documenten scheef of slecht leesbaar zijn ingescand. Daarnaast blijft het digitaal opgestelde document t.o.v. het ingescande document goed doorzoekbaar. Andere voordelen om aan te denken zijn:

Snelheid: Geen onnodige stappen meer. Ondertekenen binnen enkele seconden.
Gemak: Vanaf elk apparaat, overal ter wereld, direct een document ondertekenen.
Beveiliging: Met tijdstempels, encryptie en meer om de authenticiteit van elk document te waarborgen.
Duurzaamheid: Verminder de ecologische voetafdruk. Geen papier, geen inkt, geen energieverbruik van printers en scanners.

De weg voorwaarts 🚀

Digitaal ondertekenen zonder tussenkomst van printers en scanners is niet slechts een trend ontstaan gedurende de Covid-tijd, maar een essentiële vooruitgang in de manier waarop we zakendoen. Voor bedrijven die klaar willen zijn voor de toekomst en een naadloze, efficiënte workflow willen, is dit de weg voorwaarts.

Voetnoten

1] Vaak geduid als ‘eenvoudig, simpele of gewone handtekening’, zie https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/vraag-en-antwoord/wat-is-een-elektronische-handtekening

2] Zie Hoe kies ik het juiste niveau van digitaal ondertekenen?

3] Zie Het lijkt een drempel, maar gebruik het stempel

4] Zie Handtekening op papier zetten en weer inscannen: niet rechtsgeldig?