Implementatiestappen van digitaal ondertekenen en veilig delen
Dinsdag 16 mei 2023
Digitaal ondertekenen is een effectieve manier om documenten te ondertekenen en te delen met anderen. Dit proces vermindert papierwerk en bespaart tijd en kosten. In dit artikel zetten we de implementatiestappen van digitaal ondertekenen op een rij, die nodig zijn om dit proces te integreren in jouw organisatie.
Het softwareplatform van PKIsigning is geschikt om al je documenten af te handelen met klanten. Niet alleen documenten waar een handtekening op nodig is. Ook documenten die veilig verzonden moeten worden, omdat e-mail daar minder geschikt voor is. Zo ontvangt je klant alle documenten vanuit je organisatie op dezelfde herkenbare wijze.
Stap 1 – Analyseer je bestaande processen en nieuwe werkprocessen
De eerste stap bij het implementeren van digitaal ondertekenen is, om jouw bestaande processen te analyseren en een schets te maken van nieuwe procesroutes. Denk daarbij buiten de kaders. Deze stap zorgt ervoor dat de implementatie van digitaal ondertekenen goed wordt uitgedacht. Van A naar Beter. Het vormt de basis voor latere testwerkzaamheden en werkinstructies.
Stap 2 – Maak of update je register van gemachtigde ondertekenaars
Om digitaal te ondertekenen, is het verstandig om binnen je organisatie een register van gemachtigde ondertekenaars te hebben. Dit register bevat de namen van de personen die bevoegd zijn om namens jouw organisatie documenten te ondertekenen. Overweeg ook welke collega’s gekwalificeerd moeten ondertekenen, zodat je voor die collega’s een persoonlijk ondertekencertificaat kunt regelen.
Stap 3 – Zorg voor branding van de ondertekendienst
Dit is het toevoegen van jouw eigen logo en huisstijl aan de digitale ondertekenomgeving. Zo herkennen je klanten de ondertekenomgeving als jouw eigen omgeving. Deze herkenbaarheid zorgt voor een vereenvoudigde adoptie bij klanten. Inloggen kan bijvoorbeeld via een snelkoppeling op je eigen website.
Stap 4 – Importeer digitale briefsjablonen
Om digitale documenten van de juiste lay-outs te voorzien, kun je deze voorbereiden en importeren. Denk hierbij aan een digitaal voorblad en volgblad. Je kunt deze vervolgens op een heel document, of per pagina toepassen. Een digitale brieflay-out zorgt voor een strakke uitstraling en kleinere bestandsgrootte van de PDF.
Stap 5 – Leg koppelingen met CRM- en dossiersoftware
Om het digitaal ondertekenen nog efficiënter te maken, kunnen er koppelingen worden gelegd tussen bijvoorbeeld CRM-, dossier- en de ondertekensoftware. Bijvoorbeeld met Microsoft SharePoint. Zo worden documenten eenvoudiger verzonden en na afwikkeling automatisch opgeslagen in het juiste dossier.
Stap 6 – Organiseer een training voor medewerkers
Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers bekend zijn met de juridische en praktische aspecten van digitaal ondertekenen, organiseer je samen met de leverancier een training. Medewerkers leren zo hoe ze op slimme wijze digitaal ondertekenen en hoe ze de software gebruiken in hun voordeel.
Stap 7 – Voer een interne test uit
Voordat je het digitaal ondertekenen en veilig verzenden in de praktijk brengt, is het aan te raden om een interne test of pilot uit te voeren. Zo controleer je of alles werkt zoals het hoort. Je kan nog het werkproces verfijnen en je ontdekt alvast wat je klant ook gaat ervaren. Zo ben je je klant beter van dienst.
Stap 8 – Informeer klanten over de wijzigingen
Het is belangrijk om jouw klanten te informeren over de aankomende wijziging. Dat kan door middel van een bericht of nieuwsbrief, maar het kan ook door middel van persoonlijk contact. De ervaring leert dat een kort bericht vooraf met toelichting bij de eerste ondertekening, de beste manier is om je klant te ondersteunen. Zo neem je ook je klanten mee, die minder digitaal vaardig zijn.