Wat is een eSeal? Een duidelijke uitleg

Een eSeal, of elektronische zegel is een soort digitale handtekening toegepast door een bedrijf of organisatie (rechtspersoon), als het ware een digitale bedrijfsstempel. Je kunt het zien als een officieel “zegel” dat documenten automatisch ondertekent met het doel de authenticiteit, integriteit en herkomst van digitale documenten te waarborgen.

Kenmerken van een eSeal

• Automatisch: eSeals worden vaak ingezet in geautomatiseerde processen (bijv. bij het versturen van documenten, facturen of rapporten).
• Namens een organisatie: In tegenstelling tot een persoonlijke elektronische handtekening, komt een elektronische verzegeling niet van een individu, maar van een bedrijf of organisatie.
• Beveiligd: Het eSeal wordt uitgegeven op basis van een digitaal certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener, volgens de eIDAS-verordening.
• Onweerlegbaar: Het maakt documenten integer en herleidbaar, zodat je achteraf kunt aantonen dat het echt afkomstig is van jouw organisatie, en dat de inhoud niet is gewijzigd.

Wettelijk kader: eIDAS

eSeals zijn onderdeel van de Europese eIDAS-verordening (EU 910/2014). In deze Europese afspraken zijn standaarden vastgelegd voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.

Een gekwalificeerd eSeal (Qualified Electronic Seal) voldoet aan de hoogste eisen. Deze zegels kunnen alleen worden uitgegeven door een erkende QTSP (Qualified Trust Service Provider), zoals KPN, Digidentity of DigiCert+QuoVadis.

Hoe werkt een eSeal in de praktijk

Een eSeal wordt vaak als onderdeel van een geautomatiseerd proces toegepast. Je zult dus niet zelf aan de slag moeten om dit zegel toe te passen. Maar het kan onderdeel uitmaken van diensten die je afneemt. Ondertekensoftware kan het bijvoorbeeld koppelen aan alle documenten en zodoende garanderen dat ze sindsdien niet zijn gewijzigd.

Je herkent het toegepaste zegel als je een document opent met een PDF-viewer zoals Adobe Acrobat Reader. Bovenin verschijnt een blauwe balk, waarbij je leest dat het gecertificeerd is door <<naam bedrijf of organisatie>>. Dit bedrijf of organisatie heeft jouw identiteit gecheckt. Het document is niet gewijzigd.

Als er een gekwalificeerd eSeal is gebruikt zie je ook door welke QTSP dit certificaat is uitgegeven en volgens welke richtlijn. In de eigenschappen van de handtekening in de PDF lees je volgens welke richtlijn het certificaat gekwalificeerd is.

Dit is een verschil met de persoonlijke gekwalificeerde ondertekening. Daarbij zie je dat het PDF-document door een certificaat van een individu (natuurlijk persoon) is ondertekend. 

Waarom een eSeal gebruiken?

Een eSeal zorgt voor twee belangrijke zaken:

1. Herkomst: De ontvanger van het document weet zeker dat het afkomstig is van jouw bedrijf of organisatie.
2. Integriteit: De inhoud van het document is niet gewijzigd sinds het is verzegeld.

Dit maakt eSeals bijzonder waardevol voor sectoren waar betrouwbaarheid en compliance cruciaal zijn, zoals de overheid, zorg, financiële dienstverlening.

Voorbeelden van toepassingen voor eSeals

• Facturen en financiële documenten
• Medische dossiers
• Technische certificaten en kwaliteitsrapporten
• Overheidsdocumenten en juridische stukken
• Logistieke documenten zoals pakbonnen en verzendbonnen

Overzicht van aanbieders voor eSeals in Nederland

• KPN: biedt diverse eSeal-services voor organisaties
• Digidentity: eveneens een erkende QTSP in Nederland
• DigiCert + QuoVadis: internationaal opererende QTSP

Een eSeal is een slimme, veilige manier voor organisaties om documenten te zegelen. Het verschil met een elektronische handtekening zit hem in het feit dat het door een rechtspersoon wordt toegepast, met bulk-functionaliteit en volledige eIDAS-compliance. Voor organisaties die digitalisering en zekerheid willen combineren, is een eSeal een slimme keuze.