Snel schakelen in een krappe arbeidsmarkt — zonder gedoe met documenten
Klantcase Decom
Detachering en werving versnellen? Zo teken je arbeidsovereenkomsten digitaal zonder vertraging
Bij detacherings- en wervingsspecialist Decom draait alles om snelheid en zekerheid. In een markt waar technische professionals schaars zijn, wil je kandidaten niet laten wachten — zeker niet op iets als een handtekening. Toch zat juist daar lange tijd de frictie.
Veel beweging binnen detachering en werving & selectie
Decom is actief in twee duidelijke segmenten: energietechniek en telecom. Vanuit die focus verzorgen ze dagelijks detachering én werving & selectie van technische specialisten en ondersteunende functies.
Wat hen typeert, is hun ‘deta-vast’ aanpak: kandidaten starten via detachering, met als doel om uiteindelijk rechtstreeks in dienst te treden bij de opdrachtgever. Dat betekent één ding: veel beweging. En dus ook veel documentstromen.
“Bij ons komen relatief veel mensen in dienst. Zowel instroom als uitstroom ligt hoog. En bij instroom moet er gewoon veel getekend worden,” vertelt Joop, commercieel verantwoordelijke binnen Decom.
Denk aan arbeidsovereenkomsten, loonbelastingverklaringen en NDA’s — documenten die snel en foutloos verwerkt moeten worden om het proces niet te vertragen.
Arbeidsovereenkomst tekenen, de bottleneck na ‘ja’.
Waar het commerciële proces vaak snel verloopt, zat de vertraging juist in de laatste stap: het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst en andere documenten.
“Het ging voorheen allemaal handmatig. Printen, tekenen, scannen en terugsturen. Zowel aan onze kant als bij de kandidaat.”
In de praktijk bleek dat steeds minder werkbaar. Kandidaten hebben niet altijd een printer of scanner beschikbaar, en elke extra handeling vergroot de kans op vertraging of fouten.
“Je wilt ontzorgen en snelheid houden in je proces. Zeker als iemand ‘ja’ zegt, wil je dat zo snel mogelijk formaliseren. Die zekerheid is belangrijk — voor beide kanten.” Juist in detachering en werving en selectie, waar timing cruciaal is, maakt dit verschil.
Strakke processen en digitale zekerheid
Als organisatie werkt Decom met duidelijke processen en een sterke focus op wet- en regelgeving. Compliance speelt een belangrijke rol, mede doordat ze zelf ook worden geaudit.
Een oplossing voor arbeidsovereenkomsten digitaal ondertekenen moest dus niet alleen sneller zijn, maar ook voldoen aan alle eisen rondom veiligheid en compliance.
Gebruiksgemak was daarbij minstens zo belangrijk — zowel intern voor HR en directie, als extern voor kandidaten.
Van test naar directe uitrol
De implementatie van PKIsigning verliep opvallend snel. “We hebben het rondgemaakt, een korte test gedaan en zijn daarna direct gaan uitrollen. Dat ging heel vlot.”
Die snelheid in adoptie zegt iets over de praktische toepasbaarheid. Geen langdurige trajecten of complexe inrichting, maar direct waarde in de dagelijkse operatie.
Arbeidsovereenkomst digitaal tekenen — gewoon via je telefoon
In de praktijk heeft dat direct effect gehad op hoe medewerkers en kandidaten het proces ervaren. “Mensen zijn hartstikke tevreden. Ik wikkel het hele proces gewoon af via mobiel — zo makkelijk. Echt perfect. Het is echt een uitkomst.”
Waar voorheen meerdere stappen nodig waren, is het proces nu teruggebracht tot één gestroomlijnde flow. Arbeidsovereenkomsten digitaal tekenen gebeurt nu eenvoudig, snel en zonder gedoe.
Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook rust en overzicht — precies wat nodig is in een omgeving met veel instroom en doorstroom.
Aanrader voor detachering en werving en selectie
Voor organisaties die — net als Decom — actief zijn in detachering of werving en selectie, en dagelijks te maken hebben met contractmomenten, is de conclusie helder volgens Joop: “In een organisatie waarin je veel moet tekenen zoals bij ons, kan ik dit absoluut aanraden om te onderzoeken.”
Of, zoals het intern door collega’s werd verwoord:
“Het systeem is echt een ongelofelijke uitkomst, wat zijn wij er blij mee!”
Download gratis de complete PDF-gids
- Wat je moet weten voordat je start met digitaal ondertekenen.
- De top 10 meest voorkomende uitdagingen en oplossingen.
- Ruim 17 pagina’s met toelichtingen en achtergronden.
- Inclusief processchema en drie handige bonustips!
