Autobedrijf Toyota Van Gent ondertekent digitaal met PKIsigning
“Wij willen het favoriete autobedrijf in de regio zijn en kijken voortdurend naar verbetering”
Dinsdag 10 oktober 2023
Het familiebedrijf Van Gent, inmiddels meer dan 50 jaar actief en opererend als fullservice autobedrijf, kiest voor de software van PKIsigning. Daarmee wordt een belangrijke stap gezet in het digitaliseren van overeenkomsten en professionaliseren van processen. Het bedrijf dat een begrip is in de regio Ede-Veenendaal-Amersfoort kiest bewust voor PKIsigning als regionale partner. Niet alleen de HR-afdeling maakt de stap naar digitaal ondertekenen, ook de eigen leasemaatschappij gaat alle overeenkomsten voortaan digitaal ter ondertekening aanbieden.
Het autobedrijf is een Toyota-dealer en heeft álle onderdelen in eigen beheer, bijvoorbeeld een eigen schadeherstelservice. Het familiebedrijf Van Gent bestaat al lange tijd, de zoons van de oprichters zijn allemaal betrokken bij één van de vestigingen. “De directie is enorm betrokken, ook op persoonlijk vlak”, vertelt Julia van Wijk. Julia is HR-professional en samen met haar collega Tanja verantwoordelijk voor alles op het gebied van personeelszaken. Er werken zo’n 170 medewerkers bij het bedrijf. Ze vervolgt: “Er werken hier bedreven medewerkers, dat is wat mij opvalt”. Ook de passie voor de klant en Toyota straalt ervan af. Het beste voor hebben met de klant lijkt de gemene deler onder het personeel. En als je nog geen passie voor Toyota’s hebt, komt het vanzelf als je hier werkt vertelt Julia met een glimlach.
Kaizen: voortdurend verbeteren
Het bedrijf wil het favoriete autobedrijf in de regio zijn. Julia: “Over favoriet valt niet te twisten, we doen er alles om ons bedrijf voortdurend te verbeteren”. Op alle afdelingen wordt gewerkt met de ‘Kaizen’-gedachte, waarbij er focus is op verbeteringen in het productieproces. Toyota is er bekend mee geworden (‘The Toyota Way’, lean manufactoring) en het vormt de dagdagelijkse kijk op zaken. Julia: “Werken volgens deze methode is belangrijk voor ons. Zo kunnen medewerkers op alle afdelingen verbeterformulieren invullen en meedenken in wat slimmer kan”. Op deze manier kwam het bedrijf ook op het idee om processen te verbeteren en verder te professionaliseren door de introductie van digitaal ondertekenen. 
Procesverbetering met PKIsigning
Binnen het bedrijf kostte het ondertekenen voorheen de nodige moeite. “We moesten steeds achter de documenten aan of soms raakten ze zoek”, vertelt Julia. “De behoefte om te starten met digitaal ondertekenen was er bij HR-afdeling, maar ook vanuit de leasemaatschappij. Voor de verkoop en de leasecontracten, klant moest altijd printen en ondertekenen. Een gedoe voor de klant”.
In de zoektocht naar passende software hoefde Van Gent niet ver te zoeken, PKIsigning is een bedrijf uit dezelfde regio. Samenwerken met lokale bedrijven is voor het bedrijf een belangrijk aspect. Na het eerste contact was het autobedrijf direct overtuigd van het gemak van PKIsigning.
“Het werkt echt enorm simpel”
Ze zijn direct van start gegaan, na een korte onboardingssessie. Julia: “Eigenlijk was het zo makkelijk dat je ook wel zonder de onboarding van start kon. Maar het was wel een goed moment om collega’s erbij te betrekken. Hoe dan ook, het werkt echt enorm simpel. We zijn zowel bij de HR-afdeling als bij het leasebedrijf ermee aan de slag gegaan. Arbeidscontracten ondertekenen we nu nog op papier, we maken er een speciaal moment van. De meeste andere stukken gaan digitaal. Ook de verkoop- en leaseovereenkomsten worden nu digitaal aangeboden.
Het bedrijf heeft drie vestigingen. Het scheelt dat je niet meer voor dit soort zaken achter collega’s aan hoeft, geeft Julia aan: “In de software kun je op een fijne wijze het overzicht bewaken. Daarnaast stuurt de software automatisch herinneringen, zo voorkom je dat stukken onder op de stapel komen.”
“Al met al is het gewoon erg eenvoudig, omdat het gebruiksvriendelijk is. Voor ons is het weer een stukje tijdsbesparing, ‘kaizen’. En tot slot: het contact met PKIsigning gaat ook heel goed, het schakelt vlot”.