Digitaal ondertekenen voor Belastingadviseurs

In een tijdperk waarin digitale transformatie aan de orde van de dag is, komt het beroep van belastingadviseur ook in aanraking met nieuwe technologieën. Een van deze technologieën is het digitaal ondertekenen van documenten, een proces dat niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de veiligheid en betrouwbaarheid waarborgt. Als belastingadviseur kun je dankzij moderne softwareoplossingen je werkprocessen aanzienlijk stroomlijnen. In dit artikel leggen we je uit hoe dit werkt.

Gekwalificeerde elektronische handtekening: symbool van professie  

Net zoals accountants, hebben belastingadviseurs de mogelijkheid om documenten te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit type handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening¹ en versterkt de geloofwaardigheid en professionaliteit in de interactie met klanten. De handtekening komt tot stand met een persoonsgebonden certificaat op naam van de belastingadviseur. Voor de uitgifte van dit certificaat wordt de belastingadviseur eenmalig geïdentificeerd (ID-check) met behulp van biometrische gezichtsherkenning en het uitlezen van de NFC-chip uit het paspoort. Vanaf dat moment kan de belastingadviseur heel eenvoudig ondertekenen op een hoog betrouwbaarheidsniveau. Dit voorkomt fraude met handtekeningen, knutselen met afbeeldingen kan achterwege blijven.

Ingescande handtekening is risicovol

Printen, ondertekenen en weer inscannen. Het is de meest voorkomende wijze van ‘digitalisering’ van de handtekening op papier. Om documenten vervolgens per e-mail uit te wisselen. De gescande kopie bewaren we vervolgens. Goed idee? Nee, zo bleek uit een recente uitspraak van de Rechtbank Amsterdam. Hiermee kan niet worden bewezen, dat het document ondertekend is en de overeenkomst uit de rechtszaak houdt op basis hiervan geen stand. Lees meer in dit artikel Handtekening op papier zetten en weer inscannen: niet rechtsgeldig?

Veilig delen van documenten: bescherm gevoelige informatie

Belastingadviseurs delen vaak documenten die gevoelige informatie bevatten, zoals BSN-nummer die onderdeel uitmaken van de aangifte. Met PKIsigning kunnen ook documenten zonder ondertekening, zoals een adviesbrief, veilig worden gedeeld. Het platform maakt alle vormen van afwikkeling mogelijk: veilig verzenden zonder handtekening, eenzijdige ondertekening (belastingadviseur of client), tweezijdige ondertekening (belastingadviseur én client). Geavanceerde technologieën zorgen ervoor dat de inhoud van documenten beschermd blijft tegen onbevoegde toegang. Pas na tweestapsverificatie wordt de inhoud op een document ingezien. Het voorkomt dat documenten op onveilige wijze per e-mail worden uitgewisseld. Documenten kunnen ook worden verzegeld en beschermd tegen wijzigingen achteraf, om de integriteit te beschermen.

Slimme combinatie: fiscale aangiften en digitale handtekening op fiscaal rapport

Het proces van het voorbereiden en indienen van fiscale aangiften kan verder worden geoptimaliseerd door digitaal ondertekenen slim te combineren met het aanbieden van fiscale aangiften. Het fiscale rapport (PDF-bestand) en de fiscale aangiften (XBRL-bestand) kun je gezamenlijk aanbieden. Als belastingadviseur voorzie je het aangifterapport van je handtekening, terwijl je klant de feitelijke aangifte goedkeurt. Door dit te combineren in één proces bespaar je tijd en verbeter je de algehele efficiëntie van het aangifteproces. Daarnaast zorgt het ervoor dat de ondertekening en goedkeuring op het juiste document plaatsvindt en wordt vastgelegd. Je wilt namelijk de goedkeurig van de klant op het indienen van de aangifte.

Naadloze integratie met fiscale software en de Belastingdienst

PKIsigning biedt koppelingen met fiscale software én een directe aansluiting op de Belastingdienst. Deze integratie zorgt voor een vloeiend proces van documentcreatie, verkrijgen van alle handtekeningen, tot indiening bij de Belastingdienst. De aangiften worden op die wijze via PKIsigning gerouteerd. Ook de statusberichten van de Belastingdienst worden via PKIsigning weer teruggeplaatst in de fiscale software, zodat je daar altijd een actueel overzicht houdt in het kader van de uitstelregeling. Daarnaast kan een fiscaal aangifterapport, die ondertekend, is automatisch worden gearchiveerd in het fiscaal dossier.

Er is geen permanente toegang nodig tot een klantportaal

Via deze werkwijze heb je binnen je belastingpraktijk een efficiënt proces en betrouwbare elektronische handtekeningen vastgelegd, zonder complexiteiten voor je klant. Je klant ontvangt eenvoudigweg een verzoek tot ondertekening per e-mail op het moment dat er een actie van hem of haar wordt verwacht. Er is daardoor geen permanente toegang nodig tot een klantportaal.

Meer voordelen voor belastingadviseur

In het geval van een aangifte omzetbelasting heeft de klant ook direct de mogelijkheid om de aangifte via iDEAL te voldoen. Lees hier meer: PKIsigning maakt het versturen én betalen van BTW-aangifte via iDEAL mogelijk

Kortom, met PKIsigning positioneer je je als een vooruitstrevende belastingadviseur die de voordelen van moderne technologie omarmt. Ontdek de veelzijdige oplossingen van PKIsigning en transformeer je werkproces naar een hoger niveau van efficiëntie en betrouwbaarheid. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe PKIsigning je kan ondersteunen in het digitaliseren van je werkprocessen!

📆 Of ontmoet ons op vrijdag 6 oktober, we zijn dan aanwezig op de RB-dag (de jaarlijkse dag van de Register Belastingadviseurs, georganiseerd in samenwerking met MKB-Nederland).

Bronnen:

1]  Hoe kies ik het juiste niveau van digitaal ondertekenen? – PKIsigning en Wanneer gebruik ik een elektronische handtekening? | Rijksoverheid.nl