PKIsigning als Nederlands alternatief voor Docusign

Alternatief voor Docusign

Als ik om mij heen vertel over PKIsigning, komt vaak de vraag terug: “is dat een alternatief voor Docusign?” en “wat zijn dan de verschillen?”. De kans is groot dat je ooit een document via Docusign hebt ondertekend. Het is wereldwijd een bekende speler. Het helpt in dat geval, dat de luisteraar in één keer snapt hoe je online iets kunt ondertekenen. Maar de verschillen zijn groot. Niet in de laatste plaats omdat PKIsigning later op de markt is gekomen. Het heeft kunnen leren van do’s en don’ts van oplossingen zoals Adobe Sign en Docusign.

Vraag naar Europese alternatieven

Ik merk in gesprekken met organisaties in Nederland dat de vraag naar een Europees alternatief steeds groter wordt. Niet alleen vanwege compliance en wetgeving, maar ook omdat veel bedrijven zich bewuster worden van de risico’s rond dataopslag en Amerikaanse invloed. Denk aan de discussies rondom Schrems II (AVG en dataopslag buiten de EER), de geo-politieke spanningen of recente overnames van Nederlandse bedrijven door Amerikaanse partijen zoals Zivver.

Juist daarom wilde ik in deze blog eens opsommen waarom PKIsigning – als Nederlands bedrijf – een uitgesproken alternatief is voor Docusign.

Wat maakt PKIsigning anders?

Bij digitaal ondertekenen draait het niet alleen om gemak, maar ook om rechtszekerheid, bewijs en vertrouwen. Waar Docusign zijn basis legt bij de eenvoudigste handtekening (met beperkte zekerheid over het rechtsgevolg), kiest PKIsigning er bewust voor om gekwalificeerde handtekeningen en juridische zekerheid als uitgangspunt te nemen. Beide zijn even eenvoudig in gebruik, maar dit verschil in vertrekpunt zorgt in de praktijk voor het volgende onderscheid:

• Bewijs geïntegreerd in het document: bij PKIsigning is de bewijslast altijd versleuteld onderdeel van het document zelf, niet een los verzendbewijs.
• eSeal & Detached Certificate: een ondertekening wordt verzegeld met een gekwalificeerde eSeal en een extra bewijscertificaat.
• Altijd identiteitsverificatie vooraf: toegang tot een document verloopt pas na MFA, zodat doorsturen naar onbevoegden niet werkt en datalekken worden voorkomen.
• Geen acquisitie naar ondertekenaars: PKIsigning gebruikt e-mailadressen alleen voor het ondertekenen zelf en verstuurt geen reclame of opvolgmailingen.
• Dataminimalisatie: verzoeken worden standaard opgeschoond na 30 dagen.
• Eigen dataopslag: data wordt versleuteld opgeslagen binnen de EU. Daarnaast is het bij PKIsigning mogelijk om te werken met dataopslag binnen de eigen tenant.

PKIsigning vs. Docusign in één oogopslag

Europese standaarden en innovatie als uitgangspunt

PKIsigning investeert volop in (nieuwe) Europese eIDAS, ETSI en CSC standaarden en bijbehorende innovatieve oplossingen zoals ‘remote qualified signing’ en de EUDI wallet. Daarin is ze vaak veel eerder dan Docusign. Als kleinere partij is PKIsigning wendbaar. Daarentegen heeft het team enorm veel expertise. In Nederland denkt PKIsigning mee in het landelijke TIP-platform. Deze focus geeft bedrijven de zekerheid dat hun ondertekenprocessen ook de komende jaren compliant en vooruitstrevend blijven.

Waarom ik zou kiezen voor een Nederlands alternatief

Voor mij zit de kracht van PKIsigning in de combinatie van (rechts)zekerheid, innovatie en korte lijnen. De referenties en klantverhalen op deze website onderstrepen dit. Het geeft rust dat data in Europa blijft, dat je met een benaderbaar Nederlands team kan schakelen, en dat Europese standaarden- en wetgeving de uitgangspunten voor de ontwikkelde software vormen.

En tot slot de verschillen in prijs: het is goedkoper

Met de extra zekerheden en service die PKIsigning biedt, zou je verwachten dat de prijs wellicht hoger is dan die van Docusign, maar dat is niet het geval. Het professional abonnement van PKIsigning bedraagt op dit moment €29,- per maand incl. SMS-kosten. Bij Docusign is het business abonnement nu €62,- (€38€,- bij jaarbetaling), excl. SMS-kosten. Daarbij zijn slechts 100 enveloppen inbegrepen en opties voor de gekwalificeerd elektronische handtekening en SSO (single-sign-on) zijn additioneel.

Dus: zoek je een Europees of Nederlands alternatief voor Docusign, dan is PKIsigning een logische keuze.

“Beide oplossingen vullen de kernbehoefte – digitaal ondertekenen – prima in, maar de accenten verschillen. PKIsigning profileert zich als het Nederlands/Europees alternatief dat veiligheid, juridische zekerheid en privacy-by-design vooropstelt. Dit uit zich in gekwalificeerde handtekeningen met hoge bewijskracht, identiteitscontrole als uitgangspunt, EU-compliance en een alles-in-één prijsmodel. Docusign is de wereldwijde marktleider met een breed ecosysteem en bewezen betrouwbaarheid op grote schaal, maar het richt zich van oorsprong op gebruiksgemak en flexibiliteit, waarbij geavanceerde zekerheden optioneel zijn.”

Tips en aandachtspunten bij gebruik

Hieronder nog een aantal praktische tips, ook als je al Docusign gebruikt of overweegt:

• Voor documenten met hoge juridische waarde (bv. akten of contracten) verdient een gekwalificeerde handtekening de voorkeur. Deze biedt namelijk een wettelijk verplichte erkenning in de EU en verschuift de bewijslast in geval van een geschil; je hoeft dan minder te bewijzen over de authenticiteit van de handtekening dan bij een eenvoudige handtekening.
• Zorg bij het gebruik van tools zoals Docusign dat het certificaat van voltooiing goed wordt opgeslagen en gekoppeld aan het oorspronkelijke document in je archief. Overweeg voor extra zekerheid gebruik te maken van oplossingen als PKIsigning die de bewijslast in het document opnemen (dit vereenvoudigt audits en rechtsgeldigheidscontroles op de lange termijn).
• Welke oplossing je ook kiest, maak gebruik van de beschikbare mogelijkheden voor identiteitsverificatie bij het versturen van ondertekenverzoeken. In Docusign kun je bijvoorbeeld tegen betaling SMS-verificatie inschakelen – een zinvolle investering om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen. Bij PKIsigning is dit standaard geregeld.
• Maak afspraken over hoelang documenten bewaard blijven en verwijder regelmatig oude data -in het geval van Docusign- om te voldoen aan de AVG-vereisten van dataminimalisatie.
• Inventariseer of jouw organisatie raakvlakken heeft met data-soevereiniteit. Voor vertrouwelijke gegevens of toepassingen in de publieke sector is een oplossing van Europese komaf vaak aan te raden, om toekomstige juridische complexiteit te vermijden. Indien je Docusign gebruikt, zorg dan dat je expliciet kiest voor EU datacenters in de account-instelling en regel een verwerkersovereenkomst met de juiste EU Model Clauses (SCC’s), om AVG-compliance te borgen.
• Kijk bij de keuze voor een e-signatureplatform goed naar de software die je organisatie al gebruikt. Wanneer diepe integratie met specifieke (Nederlandse) systemen cruciaal is, geef dan de voorkeur aan een oplossing die die koppelingen al klaar heeft staan of eenvoudig kan realiseren.
• Overweeg wat je belangrijker vindt: een wereldwijd bewezen platform of juist directe ondersteuning. Voor kleinere organisaties zonder uitgebreide IT-afdeling kan de lokale support en ondersteuning van PKIsigning helpen om implementatie en adoptie soepel te laten verlopen. Grotere organisaties met eigen IT-staf kunnen met Docusign’s documentatie meestal ook uit de voeten, mits ze de tijd nemen om zich in de materie te verdiepen.
• Schat van tevoren je ondertekenvolume Als je sporadisch ondertekent, kan Docusign volstaan. Maar moet je met regelmaat documenten ondertekenen, dan is een model zonder strenge enveloplimiet (zoals PKIsigning) waarschijnlijk kostenefficiënter. Let ook op verborgen kosten: bijvoorbeeld kosten per SMS bij Docusign voor 2FA, of betaalde add-ons voor specifieke features.

De informatie in deze blog is uitsluitend bedoeld ter algemene vergelijking en is gebaseerd op openbare bronnen. Geen garantie op volledigheid of actualiteit ervan. Zie je iets wat niet juist is, geef dit dan door, zodat deze weergave kan worden aangevuld.

Lees ook deze artikelen:

• De kracht van korte lijnen: Stolwijk over werken met PKIsigning
• Nieuwe release oktober
• Nieuwe release september