PDF digitaal ondertekenen: wat zijn de aandachtspunten

Handtekening in PDF zetten

Het digitaal ondertekenen van PDF-documenten is inmiddels niet meer weg te denken uit het moderne bedrijfsproces. Of je nu werkt in het MKB, accountancy, advocatuur, zorg of overheid: dagelijks worden duizenden PDF’s ondertekend, gedeeld en gearchiveerd. Maar: niet elke methode van PDF digitaal ondertekenen biedt dezelfde zekerheid. Wat zijn de aandachtspunten als je een handtekening in een PDF wilt zetten?

1. Een plaatje is géén handtekening

Veel mensen denken dat ze een PDF ondertekenen door simpelweg een afbeelding van hun handtekening in te voegen. Dit is slechts een visuele toevoeging – en biedt nauwelijk juridische of technische zekerheid. Het is ook eenvoudig te vervalsen. Een echte digitale handtekening in PDF maakt gebruik van cryptografische technieken én bevat informatie over de ondertekenaar, het moment van ondertekenen en de integriteit van het document.

2. Verzegelen van het document: voorkom wijzigingen

Een belangrijke eigenschap, ook vanuit de wetgeving, van een goed ondertekend document is dat het na ondertekening niet meer kan worden aangepast. Dit gebeurt door het document te verzegelen met een zogeheten eSeal certificaat. Een digitaal ondertekende PDF is dus niet alleen voorzien van een handtekening, maar ook beveiligd tegen ongewenste wijzigingen achteraf.

3. Tijdstempels: bewijzen wanneer je tekende

Bij officiële documenten speelt ook het moment van ondertekening een cruciale rol. Met een gekwalificeerde tijdstempel bewijs je exact wanneer de handtekening in de PDF gezet is. Daarmee voorkom je discussies over de geldigheid van de handtekening op een bepaald tijdstip. Zeker bij belangrijke documenten als contracten, belastingaangiften of notariële stukken is dit onmisbaar.

4. Digitaal tekenen of elektronisch ondertekenen?

De termen vliegen je om de oren: elektronische handtekening in PDF, digitale handtekening, digitaal tekenen, PDF handtekening… In essentie draait het om dezelfde behoefte: een juridisch geldige, betrouwbare manier om PDF-documenten te ondertekenen. De hoogste mate van betrouwbaarheid krijg je met een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals ondersteund door PKIsigning. Daarmee voldoe je aan alle eisen van de eIDAS-verordening. Deze handtekening is steeds vaker verplicht bij belangrijke PDF-documenten.

5. Kies bewust: Europese oplossing of Amerikaans platform?

Veel bedrijven gebruiken nog Amerikaanse oplossingen zoals Adobe Sign of DocuSign voor het digitaal ondertekenen van PDF’s. Maar door de toenemende zorgen over data-opslag en geopolitieke risico’s kiezen steeds meer organisaties bewust voor Europese of zelfs Nederlandse alternatieven. Bij PKIsigning blijft alle data binnen de EU, en werk je met erkende, Nederlandse vertrouwensdiensten (QTSP’s).

Problemen met ondertekenen in PDF’s

Naast de eerder genoemde aandachtspunten herken je misschien ook de alledaagse problemen bij het gebruik van handtekeningen in PDF-documenten. Stel: je ondertekent zelf een PDF en deelt deze per e-mail met een klant of derde partij. Dan kan het voorkomen dat de ontvanger geen tool heeft om digitaal te ondertekenen. Het document wordt dan alsnog geprint, met de hand ondertekend en ingescand — omslachtig én risicovol.
Een ander veelvoorkomend scenario: je ontvangt een document dat al ondertekend is en beveiligd tegen wijzigingen (bijvoorbeeld als PDF/A). In dat geval lukt het vaak niet om het bestand opnieuw te ondertekenen.

Onderteken bewust, onderteken veilig

Een PDF ondertekenen digitaal lijkt simpel, maar wie écht zeker wil zijn van juridische geldigheid, dataveiligheid en gebruiksgemak, kiest voor een oplossing die aan alle eisen voldoet. Geen krabbel of plaatje in de PDF, maar een gekwalificeerde handtekening. Geen Amerikaanse software, maar EU-compliant oplossingen.