Natte handtekening op papier zetten en weer inscannen: niet rechtsgeldig?

Printen, ondertekenen en weer inscannen. Het is de meest voorkomende wijze van ‘digitalisering’ van de handtekening op papier. Om documenten vervolgens per e-mail uit te wisselen. De werkwijze is in corona-tijd, waardoor we meer op afstand werken, snel geadopteerd. De gescande kopie bewaren we vervolgens. Goed idee? Nee, zo bleek uit een recente uitspraak van de Rechtbank Amsterdam. Hiermee kan niet worden bewezen, dat het document ondertekend is en de overeenkomst uit de rechtszaak houdt op basis hiervan geen stand.

De recente uitspraak (ECLI:NL:RBAMS:2022:793) maakt duidelijk dat printen-tekenen-scannen-mailen op zijn minst risicovol is. Zeker bij belangrijke documenten.

Het is te kort door de bocht om te stellen, dat een gescande ‘digitale’ handtekening helemaal niet rechtsgeldig is. Alle vormen van digitale handtekeningen mogen worden toegepast in Nederland. De digitale handtekening houdt, naar het oordeel van de rechter, in deze zaak echter geen stand. Dit is een uiterst belangrijke en ingewikkelde nuance. Dat je een digitale handtekening mag zetten, betekent niet, dat deze altijd dezelfde uitwerking heeft. Dat hangt af van het betrouwbaarheidsniveau van de handtekening en de omstandigheden. Dit leggen we verderop kort uit.

Wat valt op in deze zaak over de rechtsgeldigheid van de “digitale” handtekening? De bewijskracht.

De zaak draait om de ‘bewijsbaarheid’ van de ondertekening bij een vaststellingovereenkomst tussen de franchisegever- en nemer. Er wordt ontkend, dat er is ondertekend. Er moet vervolgens worden aangetoond, dat de (gemachtigde) personen hun handtekening daadwerkelijk gezet hebben. En dat bewijs moet worden aangedragen.

“Omdat … stellig ontkent dat … de vaststellingsovereenkomst heeft ondertekend, levert de vaststellingsovereenkomst (nog) geen bewijs op van dat wat daarin is verklaard. Eerst moet worden bewezen van wie de ondertekening afkomstig is (artikel 159 lid 2 Rv). De bewijslast van de echtheid van de handtekening rust op ….”

“Dat de ondertekende vaststellingsovereenkomst op 8 oktober 2019 is verzonden vanaf het e-mailadres van … is door … onvoldoende betwist. Daarmee staat weliswaar vast, dat het document is verzonden vanaf de servers van …, maar dat doet er niet aan af dat het, gelet op de betwisting van de echtheid van de handtekening, aan … is om de echtheid van de handtekening te bewijzen.”

“Voor zover … met het voorgaande heeft betoogd, dat zij niet het bewijs van de echtheid van de handtekening zou moeten dragen, verwerpt de rechtbank dat betoog. Voor de toepasselijkheid van artikel 159 lid 2 Rv worden, naast een stellige ontkenning, geen verdere eisen gesteld. De ontkenner behoeft ook geen onderbouwing van zijn ontkenning te geven”

“Het is dus aan … om de echtheid van de handtekening te bewijzen.”

Wat nadrukkelijk naar voren komt, is dat niet de ‘ontkenner’ de bewijslast moet leveren, maar de tegenpartij (de eiser). Dat het document vanaf servers van de ontkennende partij verzonden is, vormt onvoldoende bewijs voor de echtheid van de handtekening. digitale handtekening rechtsgeldig te bevinden.

De regels omtrent aantoonbaarheid en betrouwbaarheid verschilt per soort handtekening

De gescande handtekening heeft heel weinig waarborgen. Er is bijvoorbeeld geen auditlog, geen tijdstempel en er valt niet te controleren wie de handtekening daadwerkelijk heeft gezet. Je kunt knoeien met het kopiëren en plakken van de afbeelding. De herleidbaarheid en integriteit zijn dus gering. Daarom wordt deze vaak geschaard onder het laagste betrouwbaarheidsniveau: de eenvoudige elektronische handtekening.

Bij de geavanceerde elektronische handtekening zijn er meer mogelijkheden om de identiteit van de ondertekenaar te herleiden en de integriteit aan te tonen. Deze middelste vorm qua betrouwbaarheidsniveau, heeft bijvoorbeeld wél een auditlog. Maar bij deze handtekening is het -net als bij een eenvoudige variant- wel de bedoeling dat je bewijslast verzamelt. Je moet het (zelf) kunnen aantonen.

Tot slot is er het hoogste niveau van betrouwbaarheid: de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze is technisch gezien onweerlegbaar en kent een tegenovergestelde bewijslast. De meeste zekerheid als rechtsgeldige digitale handtekening dus. 

Vooraf beter nadenken zorgt voor een rechtsgeldige digitale handtekening

De belangrijkste les die uit deze en andere jurisprudentie rondom de elektronische handtekening getrokken kan worden, is dat je vooraf goed moet nadenken welk betrouwbaarheidsniveau passend is voor het soort document dat je gaat ondertekenen. En dat je hier niet lichtzinnig mee om moet gaan.

Dat kan best lastig zijn in de praktijk: hoe weet een medewerker welk niveau nu passend is als hij of zij iets wil ondertekenen? Het is belangrijk om een duidelijk bedrijfsbeleid te hebben en medewerkers goed te informeren. De voorlichting over de voordelen van digitaal gemak met de ondertekening moet hand in hand gaan met uitleg over de risico’s. Zo voorkom je dat een contract of overeenkomst teniet wordt gedaan, omdat de handtekening geen stand houdt.

Opletten bij overgang papier naar digitaal

Bij de overgang van een natte handtekening op papier naar een digitale ondertekening rijst vaak de vraag: wat is de zekerheid en rechtsgeldigheid?

Als je hier geen twijfel over wilt hebben, kies dan voor een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze is qua rechtsgevolg sowieso gelijkgesteld aan de ‘natte’ handtekening. Daarbij geldt dat de feitelijke bewijsbaarheid van de elektronische handtekening eigenlijk zelfs beter is in elektronische vorm dan op papier. Een ‘natte’ handtekening is bijvoorbeeld eenvoudig te vervalsen.

Kies voor zekerheid of blijf bij papier

Kies bij belangrijke documenten altijd voor een hoge mate van zekerheid van de ondertekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt dit en is steeds eenvoudiger toe te passen door technologische vooruitgang. Als je als alternatief kiest voor de geavanceerde elektronische handtekening, let dan goed op het verzamelen van voldoende bewijslast.

Ben je nog niet toe aan online ondertekensoftware en hanteer je nu printen-tekenen-scannen-mailen? Bewaar dan altijd -dit geldt voor beide partijen- de origineel getekende papieren stukken!