4,8/5 
Een geautomatiseerd ondertekenproces, dankzij integratie Whitevision en PKIsigning
27 augustus 2026
Whitevision en PKIsigning hebben een integratie gerealiseerd waarmee organisaties documenten rechtstreeks vanuit Whitevision Flow (voorheen Filelinx) digitaal kunnen laten ondertekenen. De koppeling ondersteunt het volledige proces: van de voorbereiding en verzending tot statusbewaking en automatische archivering van de ondertekende documenten.
Waar gebruikers voorheen documenten moesten exporteren, uploaden naar een ondertekenplatform en na afloop weer handmatig opslaan, verloopt het proces nu volledig vanuit Whitevision Flow. Documenten kunnen direct ter ondertekening worden aangeboden via PKIsigning, terwijl de voortgang gedurende het gehele proces zichtbaar blijft in een apart statusoverzicht binnen Whitevision Flow. Zodra alle ondertekenaars hebben getekend, worden zowel het ondertekende document als de bijbehorende audittrail automatisch aan het dossier toegevoegd.
Slimme voorbereiding voorkomt fouten
De integratie automatiseert niet alleen het ondertekenen zelf, maar ook de voorbereiding. Ondertekenaars – zowel interne medewerkers als externe relaties – kunnen eenvoudig worden geselecteerd vanuit het CRM in Whitevision. De ondertekenvolgorde is per document instelbaar en handtekeningposities worden vooraf bepaald met placeholders in het document, waardoor handmatige positionering niet meer nodig is.
Daarnaast voert Whitevision Flow vooraf diverse controles uit. Zo wordt bijvoorbeeld gevalideerd of verplichte gegevens, zoals een e-mailadres en mobiel nummer, aanwezig zijn voordat een ondertekenverzoek naar PKIsigning wordt verzonden. Hierdoor worden onvolledige verzoeken onderschept voordat ze het proces ingaan.
Geen losse stappen
“Gebruikers willen niet bezig zijn met losse stappen of verschillende applicaties,” zegt Mark, Partnermanager bij PKIsigning. “Zij willen een document vanuit hun vertrouwde werkomgeving versturen, de voortgang kunnen volgen en erop kunnen vertrouwen dat na afloop alles automatisch op de juiste plek in het dossier staat. Dat is precies waar deze integratie voor is ontwikkeld.”
Gebruikers willen niet bezig zijn met losse stappen of verschillende applicaties
Dennis Oosterwolde, Senior Consultant bij Whitevision, benadrukt dat juist de voorbereiding veel verschil maakt. “We hebben bewust gekozen om validaties onderdeel van de workflow te maken. Alleen complete ondertekenverzoeken worden doorgestuurd naar PKIsigning. In combinatie met de selectie van ondertekenaars vanuit het CRM, instelbare ondertekenvolgordes en vooraf gedefinieerde handtekeningposities ontstaat een proces dat niet alleen sneller verloopt, maar ook minder foutgevoelig is.”
Eén workflow, volledig inzicht
Gebruikers blijven gedurende het hele proces werken vanuit Whitevision Flow. Vanuit één omgeving kunnen documenten worden verzonden, de actuele ondertekenstatus worden gevolgd en na afronding direct worden teruggevonden in het dossier, inclusief audittrail. Daarmee sluit digitaal ondertekenen naadloos aan op het bestaande documentmanagementproces, zonder extra handmatige handelingen of losse applicaties.
De integratie is tot stand gekomen dankzij een gezamenlijk project met Lansigt Accountants, en is beschikbaar voor klanten van zowel Whitevision als PKIsigning.