Optimalisering door digitalisering: Anders Invest digitaliseert inschrijvingsproces

Anders Invest is anders. De snelgroeiende investeringsmaatschappij startte in 2016 en investeert in Nederlandse maakindustrie, Food & Agri sector en in huur- en zorgvastgoed. We spreken met Marjan Klingeman, Financieel Directeur bij het bedrijf over de inzet van procesautomatisering. Anders Invest digitaliseerde onlangs het hele inschrijvingsproces: “We merkten dat ons proces wat prehistorisch was”. De transitie naar digitale verwerking kostte tijd, maar leverde heel veel gemak én positieve feedback op.

Procesverbetering essentieel

Inmiddels werkt Marjan bijna 3 jaar voor Anders Invest. Haar rol als Financieel Directeur bestaat voor een groot deel uit continue verbeteren van processen rondom het bedrijf. Ze besteedt de helft van haar tijd hieraan, inmiddels evenveel als aan het financiële domein. Ze vertelt: “IT en automatisering is voor mij, vanwege de voortdurende verbetering, een essentieel onderdeel waar ik me mee bezig houdt.”

In het Industriefonds van Anders Invest zie je vooral Nederlandse MKB bedrijven uit maakindustrie. In het Food & Agri fonds zitten productie en handelsondernemingen. In onze vastgoedfondsen heeft Anders Invest huur- en zorgwoningen in het portfolio, o.a. gericht op sociale cohesie. Het bedrijf werkt op basis van een lange-termijn focus, hands-on en waarden-georiënteerd.

Gestructureerde data en korter proces

Marjan: “We hebben een heel groot deel van ons inschrijvingsproces voor investeerders geautomatiseerd. We komen van een inschrijvingsproces, waarin iemand met de hand een document invult, ondertekent en naar ons toezendt per post. Of het document scant en retour stuurt per e-mail. Zo ging het tot een jaar terug.”. De verwerking en invoer van al deze ontvangen inschrijfformulieren kostte het bedrijf vervolgens heel veel werk. Ze vervolgt: “Nu komt de data al veel kwalitatiever binnen, in een gestructureerd en digitaal formaat. Ons systeem wordt gedurende het proces verrijkt. Investeerders kunnen de formulieren en voorwaarden direct op een betrouwbare wijze voorzien van een digitale handtekening. Het hele proces van formulier invullen tot en met ondertekenen is nu zo veel korter geworden.”

Ondertekenen van formulieren in de praktijk

Hoe dat is geregeld? Marjan omschrijft hoe het proces is opgezet. Anders Invest genereert een uitvraagformulier via HubSpot en verstuurt deze naar de investeerders. De investeerder vult het formulier online aan. Na het insturen verwerkt Anders Invest, met behulp van gerobotiseerde processen (red. Microsoft Power Automate), automatisch de data. De inschrijfformulieren worden geautomatiseerd gecreëerd en opgemaakt met de gegevens van de investeerder. Daarna worden deze direct en geheel automatisch naar de investeerders gestuurd ter ondertekening met behulp van de software van PKIsigning. Een investeerder ontvangt deze documenten dus direct na inschrijving al in zijn e-mailbox. Na elektronische ondertekening, worden de stukken bij Anders Invest weer geautomatiseerd en in een online dossier geplaatst. Lees ook How-to: Digitaal ondertekenen met HubSpot en Power Automate

Data op orde: 95% geautomiseerd verwerkt

Hoewel het eenvoudig klinkt, was de voorbereiding ingewikkeld. Marjan: “We hebben veel tijd besteed aan het op orde krijgen van de stamdata. De check of alles compleet en kwalitatief goed binnen is, gaat dan zeer efficiënt. Bij opzet zijn we uitgegaan 5% uitval. Bijvoorbeeld als formulierwaarden op verkeerde plekken worden ingevuld. Daarom doen we controle achteraf, om dit proces in elk geval snel te kunnen doorlopen. Dat 95% prima door het proces liep, klopte wel in de praktijk”.

“We dachten: hier moet toch wat voor te vinden zijn?

Ondertekenen op papier een ‘prehistorisch’ proces

We vragen Marjan wat eigenlijk de aanleiding was om dit op te pakken, ze vertelt “Doordat we om ons heen regelmatig te maken kregen met digitaal ondertekenen, merkten we dat ons proces wat prehistorisch was. We dachten: hier moet toch wat voor te vinden zijn? We gebruiken HubSpot al om data in formulieren te zetten, alleen bij HubSpot kwam het niet tot een getekend contract. Daar hadden we PKIsigning voor nodig. Viavia werden wij getipt om eens met hen te schakelen.”

Gekwalificeerd elektronisch ondertekenen

Ze vervolgt: “We zijn snel om tafel gaan zitten. Wat aansprak was de mogelijkheid om gekwalificeerd te kunnen ondertekenen. Bij deze vorm van ondertekening wordt voor de identificatie de NFC chip uit je paspoort uitgelezen. Bij het eerste contact was dit nog te vroeg voor ons, we waren nog niet zover. Maar toen we uiteindelijk van start gingen met het verbeteren van het inschrijvingsproces, was het voor ons duidelijk dat we met PKIsigning wilden samenwerken. “. PKIsigning loopt voorop als het gaat om de implementatie van dit type handtekening. Het is het hoogste betrouwbaarheidsniveau volgens de wetgeving.

Data binnen Europa, compliance op orde

Marjan: “Ook veel accountants raadden PKIsigning al aan. We kenden wel DocuSign, maar we wilden ook de garantie dat we met een partij konden schakelen in Nederland. Een partij die uitgebreide datagaranties binnen EU geeft, we houden de focus graag hier. Met de keuze voor PKIsigning hebben we qua compliance de zaken goed op orde

Nog meer processen automatiseren

Anders Invest heeft nu het inschrijvingsproces geautomatiseerd. De ambitie rond procesverbetering gaat echter verder licht Marjan toe: “We krijgen ook regelmatig wijzigingen van investeerders. Binnenkort willen we ook die wijzigingen graag geautomatiseerd verwerken en laten ondertekenen door PKIsigning.”

Hoe kijk je op de samenwerking met PKIsigning?

Anders Invest heeft nu al heel veel positieve feedback van investeerders gekregen; die vonden het fijn werken. Wat Marjan opmerkt is de opvallend goede feedback van beleggingsadviseurs, die met meerdere investeringsmaatschappijen werken. Marjan: “Zij zien meerdere processen in de praktijk, dus dat zegt wat.” Het persoonlijke contact met het team van PKIsigning heeft voor een goede samenwerking gezorgd tijdens het project.

→Tip: zelf ook aan de slag met procesautomatisering? Lees dan dit artikel en test binnen één minuut hoe het werkt aan de hand van een simulatie.