Voorkom fraude met je documenten (2/2)

Dinsdag 11 februari 2025

Voorkom fraude met documenten: bescherm je handtekening en digitale transacties

In het vorige artikel hebben we besproken hoe belangrijk het is om je identiteit goed te beschermen tegen fraude. Maar wist je dat dit net zo goed geldt voor je handtekening? Het misbruik van een handtekening kan eenvoudig gebeuren en heeft vaak verstrekkende gevolgen. Cybercriminelen kunnen bijvoorbeeld contracten afsluiten op jouw naam, zonder dat je hiervan op de hoogte bent. Helaas gaat het in de praktijk nog vaak mis. Misschien zelfs binnen jouw bedrijf?

We beschermen onze handtekeningen niet goed

Veel mensen maken nog steeds gebruik van een afbeelding of scan van hun handtekening, die ze eenvoudig kopiëren en plakken onder digitale documenten. Soms gebeurt dit zelfs door collega’s of secretaresses, zonder extra verificatie.

Wat veel mensen niet weten, is dat deze methode een veel lager betrouwbaarheidsniveau heeft [1]. Een gescande of geplakte handtekening is juridisch nauwelijks verdedigbaar, want het is eenvoudig na te maken. De eenvoudig waarop dit nagemaakt kan worden vergroot het risico op fraude enorm. Daarnaast is het voor de ontvanger van een document vaak onmogelijk om te controleren of de handtekening echt door jou is gezet. Dit gebrek aan verificatie maakt het voor kwaadwillenden eenvoudig om documenten te vervalsen.

Digitaal ondertekenen kan uitkomst bieden

Net zoals we tegenwoordig multifactor-authenticatie (MFA) toepassen bij het inloggen, zou dit ook de norm moeten zijn bij het ondertekenen van documenten. Dit verhoogt de zekerheid en voorkomt dat een ondertekenverzoek zomaar doorgestuurd wordt naar iemand anders, die vervolgens namens jou tekent. Er is veel software op de markt voor digitaal ondertekenen die multifactor-authenticatie (nog) niet toepassen. Dat geeft je misschien het gevoel van schijnzekerheid. Let daarom altijd goed op de veiligheidsfuncties die de software je biedt.

Met een veilige digitale handtekening is de ondertekenaar direct te herleiden, en wordt de echtheid van het document en de ondertekening gewaarborgd.

Vijf eenvoudige tips om de kans op fraude met documenten te verkleinen

Gebruik software voor digitale ondertekentransacties
Werk niet met afbeeldingen of ingescande handtekeningen, maar gebruik professionele software die de ondertekeningsprocedure beveiligt en vastlegt.
Pas multifactor-authenticatie toe bij ondertekening
Zorg ervoor dat ondertekenaars zich minimaal via MFA authenticeren. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe.
Gebruik een digitale stempel
In plaats van een handtekening: een digitale stempel maakt duidelijk dat een document elektronisch is ondertekend, zelfs als het geprint wordt. Dit verhoogt de betrouwbaarheid.
Maak gebruik van een gekwalificeerde tijdstempel
Een tijdstempel bewijst exact wanneer een document is ondertekend en voorkomt dat er achteraf gesjoemeld wordt met de datum. Vraag je leverancier naar deze optie.
Overweeg een gekwalificeerde eSeal
Een eSeal (elektronische zegel) biedt een extra laag beveiliging, vooral voor bedrijven en organisaties die documenten betrouwbaar moeten ondertekenen. Ook hierover kan je leverancier meer informatie geven.

Wist je dat? Verzegeling na ondertekening

Bij gebruik van digitale ondertekensoftware wordt na ondertekening een unieke hash berekend. Dit betekent dat het document wordt verzegeld. Mocht iemand later een wijziging proberen aan te brengen—bijvoorbeeld om een handtekening te vervalsen—dan vervalt het zegel en is de fraude direct zichtbaar. Dit biedt een extra laag bescherming tegen documentfraude.

Met deze maatregelen zorg je ervoor dat jouw digitale handtekening niet zomaar misbruikt kan worden en dat ondertekende documenten altijd betrouwbaar blijven. Voorkomen is immers beter dan genezen!

1] Bron: Handtekening op papier zetten en weer inscannen: niet rechtsgeldig?