Veilig documenten delen zonder extra software!

vrijdag 13 november 2020 | Artikel, Blog

Veilig documenten delen zonder extra software!

Met de komst van de AVG zijn veel kantoren zich bewuster geworden van de risico’s rond het gebruik van e-mail. Zeker voor het uitwisselen van documenten die vertrouwelijke informatie bevatten. Tel hierbij op, dat ook het Nationaal Cyber Security Centrum hamert op het beter beveiligen van e-mailverkeer en het aantal vervalste e-mails (phishing) toeneemt. Alle reden om extra middelen in te zetten voor het veilig en vertrouwd afleveren van berichten met gevoelige inhoud. De implementatie van speciale tools hiervoor is echter kostbaar én het is een extra systematiek waar de ontvanger mee moet (leren) werken. Het SaaS-bedrijf PKIsigning heeft met een nieuwe update haar platform daarom uitgebreid met een veilige afleverfunctie.

In de praktijk hebben kantoren moeite met de toepassing van de voorgeschreven standaarden voor veilig e-mailverkeer. Hierbij valt te denken aan de toepassing van (START)TLS, DANE, SPF, DMARK en DKIM. Via de website www.internet.nl is een eenvoudige test uit te voeren, die nagaat hoe goed deze standaarden zijn toegepast in de configuratie van jouw e-mailomgeving.

AVG

Toch schrijft de AVG voor, dat je gegevens passend dient te beschermen. Als het gaat om gevoelige informatie, dien je zelfs extra maatregelen te nemen. Het kan zijn dat je hiervoor al extra software hebt aangekocht. Met zulke software documenten delen door middel van een link en/of de ontvanger door middel van een extra authenticatiestap op een veilige wijze naar een document redigeren.

Gebruiksgemak

De veelheid aan applicaties maakt het echter niet eenvoudiger voor de kantoorgebruiker en de klant. In de praktijk gaat het vaak om documenten die uitgewisseld worden en verwant zijn aan stukken die uiteindelijk ondertekend worden. Te denken valt aan concept IB-aangiften (met BSN daarop), concept jaarrekeningen en adviesnotities. Om het voor de gebruiker eenvoudiger te maken is de functie om veilig af te leveren daarom door PKIsigning ook toegevoegd aan haar platform. Ongeacht of een klant een document moet ondertekenen, kunnen dan alle documentsoorten die gedeeld dienen te worden met de klant op een eenduidige wijze en via één softwaresysteem aangeboden worden. Dat geeft gemak, de gewenste waarborgen en minder kosten!

Werking in de praktijk

In de praktijk werkt dat als volgt:

  • De kantoor medewerker uploadt een document naar het PKIsigning platform

   

  • Als het gaat om een document waarop ondertekening gewenst is wordt er een ‘ondertekenaar’ toegevoegd. Als het gaat om een document die alleen afgeleverd dient te worden, wordt een ‘ontvanger’ toegevoegd

 

  • Dit kan ook gecombineerd gebruikt worden. Zo kunnen twee mensen een document ondertekenen en kan de derde hem vervolgens ontvangen. Of een samenstellingsverklaring bij een definitieve jaarrekening wordt intern ondertekend en de klant ontvangt de kopie.
  • De ontvanger krijgt, net als de ondertekenaar, een bericht en kan na de identiteitscontrole het document openen en downloaden. Na 14 dagen wordt het document verwijderd.

Meer weten?

Zou je deze functies willen zien in de praktijk of hier direct aan de slag willen? Volg een van de tweewekelijkse webinars (inschrijven) waarin een live-demo wordt gegeven. Ontdek het gemak en de veiligheid van de methode!

Wil je meer informatie kan je natuurlijk ook gelijk met ons bellen 085 – 018 5063