Klantcase: Groeii & PKIsigning – Efficiëntie in de jeugdzorg
Donderdag 18 april
In de complexe wereld van de jeugdzorg zijn efficiëntie en de menselijke maat essentieel. Groeii, een ambitieuze organisatie in de ambulante jeugdhulp, en PKIsigning, specialist in digitale zekerheid, slaan de handen ineen om deze uitdagingen aan te gaan. Dit interview met Channa en Fieke van Groeii biedt een blik op de onlangs gestarte samenwerking.
Wat doet Groeii?
“Groeii biedt ambulante jeugdhulp aan cliënten die vastlopen in hun dagelijks leven, vaak vanwege een diagnose of psychiatrische achtergrond. We focussen op praktische ondersteuning en uitstroom, met de hulpvraag van de cliënt als leidraad,” legt het team uit. Sinds de oprichting in 2009 heeft Groeii zich ontwikkeld tot een vooruitstrevende organisatie met twee teams van elk ongeveer 20 medewerkers, voornamelijk gericht op begeleiding in plaats van behandeling.
Meer efficiëntie in jeugdzorg
De weg naar efficiëntie binnen de jeugdzorg is geplaveid met bureaucratische obstakels. Tegelijkertijd liggen er wel verwachtingen dat alles efficiënter en digitaal moet worden. Groeii zag het als kans. “De administratieve afwikkeling zoals het ondertekenen van documenten was tijdrovend, zowel voor onze cliënten als voor ons team. In een sector waar tijd essentieel is, moest dit veranderen,” deelt Fieke. De noodzaak voor een oplossing die zowel betrouwbaar als gebruiksvriendelijk is, leidde Groeii naar PKIsigning.
Met PKIsigning heeft Groeii een significante verandering doorgemaakt in hoe documenten worden verwerkt. “De implementatie van PKIsigning heeft onze administratieve processen sterk vereenvoudigd, waardoor medewerkers zich weer kunnen richten op wat echt telt: de begeleiding,” benadrukt Channa. Fieke voegt toe: “Het is verbazingwekkend hoe snel documenten nu worden geretourneerd, soms zelfs binnen een uur.”
Digitaal ondertekenen in de jeugdzorg
De overgang naar digitale ondertekening is goed ontvangen, niet alleen binnen Groeii, maar ook door hun cliënten en partners zoals gemeenten. “Hoewel er altijd uitdagingen zijn bij verandering, merken we dat de meerderheid van onze cliënten het systeem efficiënt en makkelijk in gebruik vindt,” zegt Channa. Dit heeft niet alleen de efficiëntie verbeterd maar ook de service naar de cliënten. Cliënten zijn op het moment dat er grote zorgen spelen, niet altijd bezig met administratieve zaken: “Dat is dan niet altijd belangrijk. De oplossing moet daarom laagdrempelig zijn.” Er wordt nu een aantal maanden met PKIsigning gewerkt en Groeii is enthousiast. De komende tijd wordt ingezet op het digitaal afwikkelen van nog meer documentsoorten.
“Voor cliënten is het tekenen van stukken niet altijd belangrijk, het moet daarom laagdrempelig zijn.
Voor welke documenten zet Groeii PKIsigning eigenlijk in?
De organisatie voorziet HR-documenten van digitale handtekeningen én zet digitaal ondertekenen in bij zorgovereenkomsten, zoals bijvoorbeeld:
- Digitaal ondertekenen van arbeidscontracten.
- Digitaal ondertekenen van bijlages bij de arbeidscontracten, zoals de gebruiks- of uitleenovereenkomst van laptops.
- Digitaal ondertekenen van zorgovereenkomsten met cliënten.
- Digitaal ondertekenen van begeleidingsplannen.
- Digitaal ondertekenen van eindevaluaties.
Medewerkers kunnen zich richten op de begeleiding, het backoffice-team regelt hierbij de administratieve processen. Het scheelt de medewerkers een hoop tijd en werk. Channa schetst een voorbeeld: “Met gescheiden ouders, wanneer beide ouders de zorgovereenkomst moeten tekenen, is het fijn om een ondertekenverzoek in een keer naar meerdere mensen uit te kunnen zetten, dat is veel efficiënter dan één voor één.”
Resultaatgerichter werken
Groeii kijkt vooruit. Met PKIsigning en andere digitaliseringsstappen zoals EVIE, een digitaal hulpsysteem, streeft Groeii naar een toekomst waarin de administratieve last voor medewerkers verder wordt verminderd. “Deze tools stellen ons in staat om sneller en resultaatgerichter te werken met onze cliënten,” verklaart het team. Het is een prachtig voorbeeld van ‘groei’ in de jeugdzorg: een toegewijd team dat hand in hand gaat met de inzet van nieuwe technologieën.