Ontwikkeling in het notariaat: Digitaal ondertekenen en de DOBV

Donderdag 14 maart 2024

In het digitale tijdperk, transformeert de technologie voortdurend hoe sectoren functioneren. Het notariaat is geen uitzondering. Digitaal ondertekenen speelt een cruciale rol in deze transformatie, waardoor processen efficiënter en toegankelijker worden. Een van de meest opvallende ontwikkelingen die deze verandering ondersteunt is DOBV (het Digitaal Oprichten van een BV), een mijlpaal die het landschap van bedrijfsregistraties en notariële diensten aanzienlijk kan gaan veranderen.

Aktes digitaal ondertekenen

Digitaal ondertekenen is een proces waarbij elektronische handtekeningen worden gebruikt om documenten rechtsgeldig te ondertekenen. Dit moderne alternatief voor de handgeschreven handtekening biedt een veilige en efficiënte manier om de authenticiteit en integriteit van documenten te waarborgen. In sommige gevallen is de elektronische handtekening gelijkgesteld aan de handtekening op papier^[1] . In het notariaat kan deze technologie de snelle en veilige afhandeling van een breed scala aan documenten faciliteren, van testamenten tot vastgoedtransacties.

Digitaal notariële akte

Als gevolg van een Europese richtlijn kunnen BV’s sinds 1 januari 2024 online worden opgericht met behulp van de digitaal notariële akte^[2]. Net zoals in de accountancysector, waar er een vereiste kwam voor het elektronisch ondertekenen van verklaringen, geeft wet- en regelgeving ook in het notariaat het duwtje dat kantoren nodig hebben om een grote digitaliseringsstap te maken. De sector staat nu aan het begin van een digitaliseringsreis, met legio kansen in het vooruitzicht, zoals bijvoorbeeld de digitale hypotheekakte.

Eenvoudig je BV oprichten bij de notaris met de DOBV

DOBV staat voor de mogelijkheid om volledig digitaal een besloten vennootschap (BV) op te richten, waarbij de gehele procedure, inclusief de ondertekening van de oprichtingsakte, online kan worden voltooid. De ontwikkeling is een bijzondere stap voor notarissen en cliënten, aangezien het de noodzaak elimineert voor fysieke aanwezigheid. Het proces is, ook al vindt het op afstand plaats, met dezelfde waarborgen omkleed als de papieren notariële akte. Voor digitale identificatie en digitale ondertekening is gekozen voor het hoogste betrouwbaarheidsniveau^[3] conform de Europese eIDAS-verordening.

Wat is nodig voor de DOBV ?

• Het passeren gebeurt in een digitale passeerkamer en werkt met een digitale uitnodigingslink.
• Voor digitale identificatie is een digitaal identificatiemiddel nodig met betrouwbaarheidsniveau “hoog”, waarbij het ID-bewijs via NFC wordt uitgelezen.
• Voor digitale ondertekening is een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig.

Vier voordelen van digitaal ondertekenen in het notariaat

De opmars van digitaal ondertekenen en de DOBV biedt meerdere voordelen voor het notariaat:

Efficiëntie: Processen en werkzaamheden voor notariskantoren worden aanzienlijk versneld.
Toegankelijkheid: Cliënten kunnen diensten op afstand afnemen, wat de dienstverlening flexibeler en toegankelijker maakt.
Veiligheid: Geavanceerde beveiligingsmaatregelen bij digitaal ondertekenen waarborgen de authenticiteit en integriteit van documenten.
Innovatie: Het stimuleert verdere innovatie binnen het notariaat, waardoor de sector zich blijft ontwikkelen en aanpassen aan de digitale samenleving.

Notariaat van de toekomst

Het notariaat kan niet achterblijven bij digitalisering in de samenleving. Daarin begint digitaal ondertekenen bijvoorbeeld al gemeengoed te worden. Voor notarissen breken er daarom boeiende tijden aan, waarin technologie ingezet moet worden om de notariële dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Digitaal passeren, met digitale aktes, identificatie en ondertekening, zijn daarin belangrijk. Maar ook standaardisatie van aktes en de komst van AI zullen effect hebben.

Op dinsdag 19 maart wordt het evenement “Notariaat van de Toekomst” weer georganiseerd. Daar worden notarissen en notarieel medewerkers bijgepraat over opkomende ontwikkelingen in het notariaat. PKIsigning is als partner van het event aanwezig en ontmoet je graag om over de ontwikkelingen door te praten.