Uitleg: Digitaal ondertekenen in het MKB

In bijna alle markten is digitale transformatie niet meer weg te denken. Het gebruik van papieren documenten en handtekeningen is omslachtig en tijdrovend. Voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan dit een grote uitdaging zijn. Het ondertekenen van contracten, overeenkomsten en andere belangrijke documenten kost veel tijd, vooral als het gaat om fysieke handtekeningen. Gelukkig biedt digitaal ondertekenen voor jou een eenvoudige, veilige en efficiënte oplossing voor deze problemen. In dit artikel leggen we de voordelen en de noodzaak van digitaal ondertekenen uit voor het MKB en enkele voorbeelden van toepassingen in de praktijk.

Wat is digitaal ondertekenen? 

Digitaal ondertekenen, ook wel elektronisch ondertekenen genoemd, is het plaatsen van je digitale handtekening onder een document of contract. Dit gebeurt via een digitaal platform waarbij je, na een identiteitscontrole, je handtekening zet. Dat kan in de vorm van een stempel of afbeelding. De elektronische transactie wordt opgeslagen en vormt het bewijs van ondertekening en het document wordt verzegeld. Een digitale handtekening is rechtsgeldig. Het rechtsgevolg kan verschillen, want dit hangt samen met de betrouwbaarheid van de identiteitscontrole.  

Voordelen van digitaal ondertekenen in het MKB 

🕐 Tijdbesparing: Met digitaal ondertekenen bespaar je tijd, want het proces van het verzenden van een document, het printen, ondertekenen en scannen van het document en het terugsturen naar de verzender is niet meer nodig. Digitaal ondertekenen vindt plaats in slechts enkele minuten. 

💴 Kostenbesparing: Met digitaal ondertekenen bespaar je kosten, want er is geen papier of postzegels meer nodig. Het scheelt ook handelingstijd. Bovendien is het niet meer nodig om fysieke opslagruimte te hebben om documenten te bewaren. 

👌 Gemak: Digitaal ondertekenen is gemakkelijk. Je kunt ondertekenen vanaf elke locatie met een internetverbinding. Er is dus geen noodzaak meer om documenten op te halen en terug te brengen naar een specifieke locatie. 

🛡️ Veiligheid: Digitaal ondertekenen is veiliger. Je digitale handtekening is moeilijker te vervalsen dan een handgeschreven handtekening. Bovendien wordt elke stap in het proces geregistreerd en opgeslagen. 

Noodzaak van digitaal ondertekenen in het MKB 

Digitaal ondertekenen is niet alleen handig voor MKB bedrijven, maar het kan ook noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld: 

➡️ Contracten en overeenkomsten: Digitaal ondertekenen is perfect voor het ondertekenen van contracten en overeenkomsten. Het zorgt voor een snellere verwerking en voorkomt juridische discussies. 

➡️ Aanbestedingen: Digitaal ondertekenen is de norm bij een digitale aanmelding of inschrijving op een (Europese) aanbesteding.  

➡️ Personeelszaken: Digitaal ondertekenen kan ook worden gebruikt voor personeelszaken, zoals het ondertekenen van arbeidscontracten en andere HR-gerelateerde documenten. 

Bij aanbestedingen en het schriftelijkheidsvereiste van arbeidsovereenkomsten kan een hoog betrouwbaarheidsniveau van de ondertekening vereist worden. Hier lees je meer over (het kiezen van) betrouwbaarheidsniveaus bij digitaal ondertekenen.

Voorbeelden van digitaal ondertekenen in het MKB 

Hieronder staan enkele voorbeelden van waar digitaal ondertekenen wordt toegepast in het MKB: 

📄 Offertes: Digitaal ondertekenen kun je gebruiken om offertes te ondertekenen. Door het gebruik van digitale handtekeningen worden offertes sneller verwerkt en gaat je klant sneller akkoord met het voorstel. 

📄 Overeenkomsten met leveranciers: Digitaal ondertekenen kun je gebruiken om overeenkomsten met leveranciers te ondertekenen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat de overeenkomsten snel en gemakkelijk worden verwerkt. 

📄 Abonnementen: Bedrijven die abonnementen aanbieden, gebruiken digitaal ondertekenen om overeenkomsten te ondertekenen. Dit bespaart je tijd en papierwerk en zorgt ervoor dat je klant het abonnement snel en gemakkelijk activeert. 

📄 Financiële documenten: Financiële documenten, zoals contracten, aangiften en jaarrekeningen, worden ook ondertekend met digitale handtekeningen. Dit zorgt voor een snellere verwerking in samenspraak met je accountant.  

Ondertekensoftware voor MKB  

Digitaal ondertekenen biedt tal van voordelen voor bedrijven in het MKB. Het bespaart je tijd, geld en papierwerk en maakt je proces van het ondertekenen van documenten gemakkelijker en veiliger.  

PKIsigning biedt een online softwareplatform aan om digitaal te ondertekenen. Het kan gebruikt worden voor interne ondertekening én om je relaties uit te nodigen om digitaal te ondertekenen. Het onderscheidt zich door meer gemak én juridische zekerheid te bieden dan andere software. Met PKIsigning kun je -eenvoudig via de cloud- op het allerhoogste betrouwbaarheidsniveau ondertekenen. Ook documenten kun je via de software veilig verzonden als alternatief voor e-mail. 

Digitaal ondertekenen voor het MKB in de praktijk

In onderstaande video wordt uitgelegd en getoond hoe je met behulp van PKIsigning documenten kunt ondertekenen als MKB bedrijf en je relaties kunt uitnodigen voor ondertekening. Bijvoorbeeld met behulp van Whatsapp of SMS: