XBRL Groot – wat als klant jaarrekening nog opstelt in Word/Excel – 3 scenario’s

De jaarrekening in Word of  Excel? Scenario’s voor XBRL Groot

Zolang de PDF-jaarrekening het auditobject betreft was het niet relevant hoe deze is opgesteld door de klant. Nu er vanaf 1 januari aanstaande verplicht via SBR gedeponeerd moet worden, popt de vraag op hoe hiermee om te gaan. Moet je klant zijn werkwijze aanpassen, neemt het accountantskantoor het SBR-stuk op zich of wordt dit uitbesteed aan derden. Ik zal stilstaan bij deze drie scenario’s.

Word en Excel dat is toch niet meer van deze tijd?

Ik verwacht dat in de praktijk de helft van de grote (en middelgrote welke waren vrijgesteld van SBR) rechtspersonen zelf de jaarrekening opstellen. Dit gebeurt vaker dan we denken nog in Word en/of Excel. Dit was nooit een probleem omdat je de PDF of Word-versie van de klant ontving en hiermee aan de slag ging. Accountantskantoren die dit stuk dienstverlening verzorgen voor haar klanten werken over het algemeen met traditionele samenstelsoftware. Nu er via SBR gedeponeerd moet worden zullen er aanpassingen in het proces gedaan moeten worden.

Ik zal hieronder ingaan op de verschillende scenario’s die ik voor me zie.

Huidig scenario – klant levert PDF-versie aan

De PDF-versie wordt nog steeds als auditobject gebruikt. Tot en met de audit is er niks aan de hand, zou je zeggen. Echter, voor deponering moet er een SBR- of iXBRL-versie komen. Deze mag ook niet afwijken van de PDF-versie wat betekent dat hier voorafgaand aan de audit al rekening mee moet worden gehouden. Als dit nu de situatie is dan zal er iets moeten gebeuren want de PDF kan niet meer worden gedeponeerd. Of de klant schaft software aan waar een SBR-jaarrekening of iXBRL package uit kan komen of het accountantskantoor gaat hiervoor zorgen. Er zal een keuze gemaakt moeten worden tussen scenario 1, 2 of 3 (mits van toepassing).

Scenario 1 – jaarrekening komt uit software van het accountantskantoor

In de praktijk komt het nog regelmatig voor dat het accountantskantoor ook betrokken is bij het samenstellen van de jaarrekening. Rekeninghoudend met de ViO zal hier in het geval van SBR deponering ook een proces voor moeten worden opgezet. Binnen het kantoor wordt gewerkt met rapportagesoftware welke straks ook in staat moet zijn om een SBR Groot rapportage te genereren. De bekende leveranciers van samenstelsoftware hebben al aangegeven dat ze voorlopig (nog) geen iXBRL ondersteunen. Hiervoor zal met separate software gewerkt moeten worden.

Scenario 2 – Klant maakt gebruik van integrated reporting software

Het verplicht moeten rapporteren op basis van SBR is een goed moment om het gebruik van een integrated reporting oplossing te overwegen. Dergelijke oplossingen zijn in opkomst, mede door de toepassing van SBR en iXBRL. Het voordeel van dergelijke software is dat zij verschillende outputformaten ondersteunen vanuit een geïntegreerd proces. Niet voor niets worden deze tools ook gebruikt door beurgenoteerde ondernemingen die al een aantal jaren moeten rapporteren op basis van iXBRL.

Scenario 3 – Conversie wordt uitbesteed omdat er via iXBRL moet worden gedeponeerd

Ik zie een conversiescenario alleen vliegen als de onderneming moet rapporteren op basis van iXBRL. Dit omdat hij dit moet (IFRS/CSRD) of omdat de opmaak van het jaarverslag niet past in de pure XBRL-variant. Waarom zou je een PDF-versie naar pure XBRL omzetten als je effectiever gebruik kunt maken van rapportagesoftware of integrated reporting tools.

Het maken van een iXBRL package vraagt om specifieke kennis en tooling. Als je als kantoor hier nog mee moet starten dan is twee maanden erg kort. Het uitbesteden van dit proces lijkt dan realistischer. Hiervoor zijn verschillende opties. Naast het opstellen speelt de deponering ook nog een rol.

Kortom er zijn meerdere scenario’s waar je binnen het kantoor rekening mee moet houden. Elke klant kent zijn eigen casuïstiek en vraagt misschien wel om maatwerk. Wees daarnaast bewust dat er nog meer scenario’s kunnen zijn die hierin een rol gaan spelen.

Ik ben benieuwd hoe jullie hier naar kijken.

Mark Bisschop

Meer informatie: Themapagina “XBRL groot” of plan een meeting met een expert.