BG.legal: “Digitaal ondertekenen scheelt ons veel heen-en-weer gemail” 

Ilse van der Heijden werkt al meer dan twintig jaar bij BG.legal. Wat begon als een functie in het secretariaat, groeide uit tot een veelzijdige rol met ook ICT-ondersteuning in haar pakket. “Ik ben een beetje de interne vraagbaak voor allerlei processen,” vertelt ze. Met zo’n veertig collega’s runt BG.legal een brede juridische praktijk, met alle diensten met uitzondering van straf- of vreemdelingenrecht. “We bestaan al vijftig jaar, maar zijn juist heel toekomstgericht bezig.” 

Een kantoor zonder drempels

Wat BG.legal volgens Ilse bijzonder maakt, is de sfeer. “We kunnen bij elkaar binnenlopen, er is weinig hiërarchie. Dat maakt samenwerken prettig en laagdrempelig.” Die open cultuur binnen het advocatenkantoor vertaalt zich ook naar hoe er gekeken wordt naar vernieuwing. “We zijn continu bezig met innovatie. Op dit moment vooral met AI. Niet alleen vanuit de IT, maar juist ook vanuit de inhoud.”  

LegalWord en LegalMike

BG.legal werkt met slimme software als Epona, Legalsense en LegalWord (van Documentaal). Nu komt daar ook LegalMike bij, een AI-gedreven assistent waarmee juridische stukken kunnen worden opgesteld en getoetst op basis van jurisprudentie. “Vooral de jongere generatie advocaten is hier heel enthousiast over. We zijn kritisch, maar zien ook echt de meerwaarde van AI voor de praktijk.” 

Digitaal ondertekenen van opdrachtbevestigingen

Via Documentaal kwam Ilse in ook aanraking met PKIsigning. “Ik volgde een webinar en vond het meteen duidelijk en gebruiksvriendelijk. Dankzij de integratie tussen LegalWord en PKIsigning is digitaal ondertekenen eenvoudig in te passen in onze bestaande processen.” Inmiddels zet het secretariaat PKIsigning in voor het ondertekenen van alle opdrachtbevestigingen. “Voorheen maakten we documenten handmatig, zetten die om naar PDF, mailden ze, en dan moest de klant printen, tekenen, en weer scannen… Soms kwam het niet eens terug. Nu gaat het stukken sneller, en krijgen we bijna alles direct retour, zonder te hoeven nabellen.” 

Vervolgstappen met digitaal ondertekenen

Nu wordt PKIsigning gebruikt voor het digitaal ondertekenen van juridische documenten, zoals de opdrachtbevestigingen, maar BG.legal onderzoekt hoe de software breder gebruikt kan worden binnen het advocatenkantoor. “De eerste ervaring is in ieder geval positief. Klanten vinden het prettig, wij houden beter overzicht, en het bespaart tijd.” 

Over de samenwerking met PKIsigning is Ilse tevreden. “Als ik vragen heb, word ik snel geholpen. De lijnen zijn kort. Dat werkt gewoon prettig.” 

Over BG.legal: BG.legal advocaten – Ziet kansen 

Lees ook deze artikelen:

• Webinar Trends & ontwikkelingen rond documentbeheer bij accountantskantoren
• Veilig ondertekenen: Wat is het en wat is ervoor nodig?
• Hyarchis en PKIsigning lanceren integratie voor efficiënte digitale ondertekening