Hoe Volandis grip kreeg op contractmanagement met digitaal ondertekenen.
18 maart 2025
Interview met Lieke Renshof van Volandis
Volandis, het kennis- en adviescentrum voor de bouw- en infrasector, helpt werkgevers en werknemers bij veilig, plezierig en toekomstbestendig werken. Digitalisering speelt een steeds grotere rol in het verbeteren van werkprocessen, en dat geldt ook voor Volandis zelf. Lieke Renshof, informatiemanager bij Volandis, stond voor de uitdaging om het ondertekenproces en contractmanagement naar een hoger niveau te tillen. Dit leidde tot de implementatie van PKIsigning.
Van printen en scannen naar professioneel digitaal ondertekenen
Binnen Volandis werden documenten tot voor kort op papier ondertekend. “We printten alles, ondertekenden het en scanden het vervolgens weer in,” vertelt Lieke. “Dat past niet meer bij de professionaliteit die we willen uitstralen en onze ambitie om te digitaliseren.”
Lieke had als informatiemanager en projectleider de taak om dit proces efficiënter en toekomstbestendiger te maken. De vraag was niet alleen hoe digitaal ondertekenen geïntegreerd kon worden, maar ook hoe het contractbeheer strakker georganiseerd kon worden.
De groeiende behoefte aan contractmanagement
Bij de inventarisatie vande ondertekenprocessen ontdekte Lieke dat Volandis zelf relatief weinig documenten opstelt die ondertekend moeten worden. Daarentegen krijgt de organisatie wél veel contracten binnen die ondertekend en beheerd moeten worden, vooral op het gebied van inkoop. “Er is een behoefte aan meer inzicht en overzicht in contractmanagement, vanuit de financiële afdeling,” legt Lieke uit. “We zochten een oplossing waarmee we grip kunnenhouden op al onze overeenkomsten en waarbij (getekende) inkoopcontracten niet op verschillende plekken verspreid raken.”
De ideale oplossing moest niet alleen een gebruiksvriendelijke ondertekentool zijn, maar ook goed integreren met AFAS. “Een goed contractregister is essentieel. De koppeling met AFAS om het contractregister up-to-date te houden en het ondertekenproces strak te organiseren helpt daar enorm bij.” zegt Lieke.
Waarom PKIsigning?
Om de juiste oplossing te vinden, oriënteerde Volandis zich breed op de markt. Grote aanbieders werden onderzocht, maar bleken niet goed te koppelen met AFAS. Uiteindelijk kwam PKIsigning in beeld via een advies van AFAS-consultants. “Ik heb een Programma van Eisen opgesteld en PKIsigning voldeed aan alle criteria,” zegt Lieke. “Dan is de keuze snel gemaakt.”
Wat PKIsigning onderscheidt van andere aanbieders, is de naadloze aansluiting op de interne processen van Volandis. “Er zijn veel leveranciers met mooie producten voor digitaal ondertekenen, maar wij zochten iets dat echt goed inhaakte op onze manier van werken. PKIsigning doet dat beter dan de rest.”
Grip op contracten én zekerheid door gekwalificeerde ondertekening
Naast gebruiksgemak en integratie met AFAS was ook veiligheid een belangrijke factor. Volandis is ISO27001-gecertificeerd en wilde daarom een oplossing hebben die voldoet aan de hoogste standaarden. “Onze directie tekent nu ook met een gekwalificeerd certificaat. Het is prettig om 100% zekerheid te hebben dat alles juridisch goed is vastgelegd,” vertelt Lieke.
De implementatie van PKIsigning bij Volandis is nog in de opstartfase. Het proces is onlangs ingericht in AFAS en wordt momenteel verfijnd. “De overgang van papier naar digitaal is een grote verandering voor de organisatie,” erkent Lieke. “Mensen moeten wennen aan de nieuwe werkwijze, maar we merken nu al dat het efficiënter werkt.”
Fijne ondersteuning
Wat Lieke en haar collega’s vooral waarderen, is de ondersteuning vanuit PKIsigning. “Jullie zijn erg toegankelijk en helpen ons goed op weg. Dat is echt uniek,” benadrukt ze.
Tot slot vat Lieke de impact van PKIsigning op Volandis kernachtig samen: “Het is gewoon heel prettig dat de ondertekendienst aan het contractregister in AFAS gekoppeld kan worden, zodat het proces strak staat. Dat helpt organisaties vooruit.”
Met deze digitaliseringsslag heeft Volandis een stevige basis gelegd voor efficiënter contractmanagement en professioneel digitaal ondertekenen. 🚀
Over Volandis: https://www.volandis.nl/