10 Essentiële tips voor het starten met digitaal ondertekenen
👉 Inclusief: uitgebreide checklist om een programma van eisen op te stellen
Dinsdag 14 mei
Overstappen op digitaal ondertekenen kan een grote impact hebben op de efficiëntie en beveiliging van jouw bedrijfsprocessen. Of je nu in de beginfase zit of klaar bent voor een geavanceerdere aanpak, deze tips helpen je bij het kiezen van de juiste software en het succesvol implementeren ervan.
Hoe kies je een leverancier voor digitaal ondertekenen?
1- Stel vooraf selectiecriteria op
Begin met het vaststellen van duidelijke criteria waaraan de leverancier en de oplossing moet voldoen. Het lijkt een open deur, maar het wordt vaak vergeten om hier zorgvuldig over na te denken. Eisen en wensen kunnen variëren van technische en functionele vereisten tot klantenservice en prijsstelling. Download deze handige voorbeeldchecklist.
2- Betrek afdeling legal op tijd
Zorg ervoor dat jouw juridische team betrokken is om te beoordelen dat de software voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek (Artikel 3), AVG, NIS(2) en eIDAS(2). Bepaal ook vooraf op welk juridisch betrouwbaarheidsniveau je documenten wilt ondertekenen. Zie ook: hoe kies ik het juiste niveau?
3- Ondertekenen is een proces: denk aan integraties
Overweeg hoe de digitale ondertekening software zal integreren met je bestaande processen en systemen. Denk aan CRM- en dossier software. Kunnen documenten direct worden klaargezet en na ondertekening automatisch weer worden gearchiveerd? Controleer of er Open API’s beschikbaar zijn die een naadloze integratie mogelijk maken.
4- Stel eisen aan beveiliging en compliance
De veiligheid en integriteit van je documenten is cruciaal. Kies een leverancier die sterke beveiligingsmaatregelen biedt en die voldoet aan internationale (compliance) normen. Beoordeel of de leverancier beveiliging op waarde schat en voorsorteert op toekomstige eisen en Europese standaarden.
5- Bepaal de scope: meer dan alleen ondertekenen
Beslis of je naast het ondertekenen ook aanpalende functionaliteiten nodig hebt zoals het veilig uitwisselen van documenten -waar geen ondertekening voor nodig is-, het digitaal identificeren in het kader van de WWFT of het verzegelen (sealen) van bestanden.
Download de complete voorbeeld checklist
Voorbeeld programma van eisen met Ondertekenmethoden / Functionaliteiten / Aanbiedingsvormen / Integraties / Security & Privacy
Implementatie van digitaal ondertekenen
6- Branding: maak de software in jouw stijl
Versterk je merkidentiteit door de digitale ondertekeningsinterface aan te passen met je eigen domeinnamen, logo en bedrijfskleuren. Beschouw de software voor uitwisseling als een visitekaartje van je bedrijf. Wellicht kun je ook direct digitale briefpapier-sjablonen toevoegen. Deze aspecten zorgen voor meer herkenbaarheid voor je klanten en vergroten daardoor de adoptie.
7- Denk breed: welke afdelingen nog meer?
Vaak komt de behoefte om te starten met digitaal ondertekenen vanuit één afdeling. Denk aan het ondertekenen van offertes, opdrachtbevestigingen, contracten of HR-documenten. Denk na over welke andere afdelingen baat kunnen hebben bij digitaal ondertekenen. Onderzoek welke documentsoorten allemaal getekend je organisatie verlaten en overweeg of je daar ook digitaal ondertekenen voor kunt inzetten.
8- Vernieuw meteen je document templates. Vaak zijn er allerlei document templates in omloop binnen een organisatie. Gebruik deze gelegenheid om je standaard document templates te herzien, op te schonen en te optimaliseren voor digitale interacties en ondertekeningen. Zo kun je templates voorzien van placeholders voor digitale ondertekening en traditionele aspecten als ‘datum’ bij ondertekening weglaten.
9– Test met je klant
Voer een testfase uit met een selecte groep klanten voordat je de software volledig implementeert, om feedback te verzamelen en de gebruiksvriendelijkheid te verzekeren. Drempels die we opwerpen, waarom het niet zou werken in de praktijk, bedenken we vaak zelf. Door te valideren bij klanten hoe nieuwe software ervaren wordt, worden deze drempels weggenomen.
10- Ontwikkel beleid en interne richtlijnen
Formuleer duidelijke interne richtlijnen en procedures voor het gebruik van digitale ondertekening binnen je organisatie om consistentie en compliance te waarborgen. Wie mag welk document ondertekenen? Zorg dat je afspraken duidelijk intern communiceert, bijvoorbeeld met behulp van een handige infographic.
Een goed doordachte keuze en zorgvuldige implementatie van digitale ondertekeningstechnologie kan je organisatie aanzienlijke voordelen bieden. Door deze tips te volgen, kun je een solide basis leggen voor een succesvolle strategie. Twijfel je nog? Neem dan de tijd om referentie organisaties te consulteren en hun ervaringen op te halen. Je bent zeker niet de eerste organisatie die deze stappen zet!