Documentmanagement integreren met digitaal ondertekenen?
2 september 2024
In de huidige digitale tijd speelt documentbeheer een cruciale rol in het waarborgen van de efficiëntie, compliance en betrouwbaarheid van bedrijfsprocessen. De integratie van documentmanagementsystemen (DMS) met digitale ondertekenoplossingen is niet langer een luxe, maar een noodzaak. Zo’n integratie biedt niet alleen gemak, maar ook de zekerheid van naleving van wet- en regelgeving, zoals de Europese eIDAS-verordening.
Waarom documentmanagement en digitaal ondertekenen hand-in-hand gaan
Documentmanagement is meer dan alleen het opslaan en organiseren van bestanden; het gaat om het volledige beheer van de documentcyclus, van creatie tot archivering. Digitale ondertekening is een essentieel onderdeel van deze cyclus, vooral wanneer documenten juridisch bindend moeten zijn.
Door een DMS te integreren met een digitale ondertekenoplossing, kunnen organisaties:
- Efficiëntie verbeteren: Automatisering van documentworkflows elimineert handmatige stappen, waardoor tijd wordt bespaard en de kans op fouten wordt verkleind. Een naadloze integratie zorgt ervoor dat documenten zonder onderbreking kunnen worden gecreëerd, goedgekeurd, ondertekend en gearchiveerd.
- Compliance waarborgen: Met de toenemende focus op gegevensbescherming en juridische compliance, en eisen zoals vastgelegd in eIDAS, is het essentieel om te zorgen voor een veilige en juridisch geldige ondertekeningsmethode. Integratie zorgt ervoor dat de juiste ondertekeningsniveaus worden toegepast op het juiste type document.
- Veiligheid en vertrouwelijkheid verhogen: Gevoelige informatie moet op een veilige manier worden behandeld, vooral tijdens het ondertekenproces. Een geïntegreerde oplossing biedt versleuteling en strikte toegangscontrole, wat de veiligheid van documenten waarborgt.
Praktijkvoorbeeld: De integratie van M-Files en PKIsigning
De samenwerking tussen de software van M-Files en PKIsigning is een mooi voorbeeld van hoe documentmanagement en digitaal ondertekenen kunnen worden geïntegreerd. M-Files biedt een flexibel DMS dat eenvoudig kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie. Wanneer dit systeem wordt gekoppeld aan PKIsigning, ontstaat er een krachtige combinatie die zowel efficiëntie als compliance ondersteunt. GeOne – wereldwijze M-Files partner van het jaar- ontwikkelde onlangs deze integratie.
Tijdens een aankomende webinar zullen partijen dieper ingaan op de voordelen van deze integratie. GeOne en PKIsigning laten zien hoe je documentmanagement binnen je praktijk slim en toekomstgericht organiseert. Met aandacht voor efficiency, AI en compliance. Bovendien deelt Sigurd Felix, IT-manager bij CROP Accountants, zijn ervaringen met de integratie en hoe dit zijn organisatie helpt om werkprocessen te (gaan) verbeteren.
Gratis webinar 1 oktober
Ben je klaar om de kwaliteit van je dossiers te verbeteren en te profiteren van solide, elektronische handtekeningen?
👉 Schrijf je dan in voor het gratis webinar op 1 oktober van 11.00 tot 12.00 uur.
Mis deze kans niet om te leren hoe je documentmanagement en digitaal ondertekenen naadloos kunt integreren in jouw organisatie!