RS Finance: de weg van digitale transformatie

RS Finance is een accountantskantoor met lef. Het onderscheidt zich door het leveren van waarde aan ondernemers door middel van digitalisering en automatisering. Arjan Schipperus, één van de oprichters, zegt: “Onze ambitie is het leveren van een buitengewone bijdrage aan groei en toonaangevend zijn in de markt. Dat begint onder andere bij data, als je dit structureert krijg je informatie, met context erbij wordt het kennis, en als je er iets mee kan wordt het wijsheid. Daar willen we in groeien en ondernemers bij helpen.”

Sinds 2013 is RS Finance al actief bezig met digitalisering en automatisering om waarde toe te voegen voor hun klanten. Voor het kantoor begint dit bij het goed begrijpen van de informatie die ondernemers nodig hebben om hun bedrijf goed te kunnen sturen. Pas daarna wordt er gekeken naar techniek en oplossingen die daarbij aansluiten.

De strategie van het kantoor is al die jaren onveranderd, maar de uitvoering wisselde wel met de jaren. Eerder begonnen het kantoor direct met het koppelen van systemen en techniek. Door ervaring weten ze inmiddels dat het eigenlijk start met het goed opleiden van de klant en zicht krijgen op processen.

Data is de basis

Vervolgens wordt de dienstverlening daaromheen goed georganiseerd. Met data als basisbegrip. In de loop der jaren heeft RS Finance bijvoorbeeld implementatie consultants opgeleid en focus gelegd op nazorg bij klanten. Ook is het kantoor begonnen met het verbeteren van de datakwaliteit, bijvoorbeeld door het gebruik van Silverfin. Daarnaast kijken ze naar hun eigen automatisering, rond interne processen.

Een ander belangrijk thema in de reis van RS Finance is werkgeverschap, waarbij ze door de jaren hebben geleerd om te gaan met groei en nieuwe structuren in de organisatie. Arjan Schipperus benadrukt het belang van cultuur hierin: “RS komt van de afkorting Rock Solid; steengoed. We willen innoveren, vernieuwen en waarde toevoegen voor de klant. Daar willen we in uitblinken. En klanten uitdagen op dit vlak.”

Kijken waar het anders kan

Het is voor Arjan belangrijk om hun ogen open te houden en altijd te blijven kijken naar ontwikkelingen buiten de organisatie: “Zeker als we merken dan het knelt rondom bepaalde processen, dan moeten we verder kijken en ons afvragen of het niet anders kan.” Zo kwam het kantoor ook bij PKIsigning terecht. PKIsigning werd aangehaakt om te helpen bij het afhechten van het documenten die voortkwamen uit Silverfin. PKIsigning biedt nu de digitale handtekeningen aan, waarmee RS Finance de betrouwbaarheid en compliance-aspecten van hun processen kon verbeteren.

Software moet betrouwbaar zijn

Het kantoor heeft continue focus op IT en innovatie. Arjan: “Harmonisering van het uitgebreide applicatielandschap, het creëren van een 360 graden klantbeeld en de veiligheid van data en systemen zijn op dit moment onze prioriteiten”. Als het gaat om informatiebeveiliging is hij kritisch: “Software moet betrouwbaar zijn en de contracten moeten kloppen”. Toch wil hij er niet in doorslaan, zo geeft hij aan: “Er moet een goede balans zijn tussen de aandacht voor veiligheid en de aandacht voor innovatie.”

Accountantskantoor geworden

Het kantoor maakte recent de switch van administratiekantoor naar accountantskantoor. Daarbij kwam er nog meer nadruk op compliance-aspecten. Een zorgpunt was daarbij de transitie van het team: “Die wil je niet te veel belasten met administratieve rompslomp. Bijvoorbeeld rondom het tekenen van jaarstukken. Geweldig om dan een oplossing te vinden die dit snel en efficiënt regelt. Dat helpt de club enorm”. RS Finance maakt sindsdien dankbaar gebruik van PKIsigning. Arjan vervolgt, zichtbaar enthousiast: “Het platform biedt een efficiënte en eenvoudige oplossing voor het digitaal ondertekenen van alle stukken rondom de jaarrekening, zoals de opdrachtbevestiging, de LOR, de samenstelverklaring, de notulen en publicatiestukken. De samenwerking met Silverfin maakt het voor ons nog aantrekkelijker, omdat het systeem volledig geïntegreerd is. Er is echt goed over nagedacht. Dat merk je.”

“The proof of the pudding is in the eating

Testen met klanten en medewerkers

Arjan heeft de ondertekendienst eerst getest met zijn ‘moeilijkste’ klanten, die kritisch zijn op gebruikersinterfaces: “Het werkte gewoon en ze snapten het heel snel. Dat is wat we zoeken in IT-oplossingen”. Arjan was dan ook erg enthousiast over de samenwerking met PKIsigning. Maar, zo vervolgt hij: “The proof of the pudding is in the eating”. Daarom koos het kantoor ervoor om de oplossing ook in het team te laten zien om te kijken hoe medewerkers erop reageerden. De afdronk? “Ze vinden het echt fijn, het werk snel.” Deze aanpak heeft ons geholpen om de transitie naar een meer digitale werkwijze soepeler te laten verlopen.

Ondernemerschap en enthousiasme

Er zijn drie dingen die Arjan erg positief opvallen bij de samenwerking met PKIsigning. Allereerst is er het plezierige contact met Dirk, een van de founders: “Het ondernemerschap en het enthousiasme voor de techniek springen eruit. Dat spreekt mij aan. Het is fijn om met gelijkgestemden te schakelen. Dat zorgde dat ik inhaakte.”

Daarnaast is de snelheid waarmee nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld een groot pluspunt. Arjan: “Sinds we gestart zijn vorig jaar, zijn de functionaliteiten alweer flink uitgebreid. Tot slot schakelen ze heel snel als er iets niet lekker loopt. Er is binnen een uur contact en een collega die er direct achteraan gaat. Dat werkt fijn en geeft vertrouwen. Ik volg de ontwikkelingen bij PKIsigning met grote interesse. Als het nieuwe kansen oplevert om onze processen te verbeteren, pak ik die op. Zo blijf ik werken aan digitale transformatie en zoeken naar meerwaarde voor onze klanten.”