Veilig informatie delen: waarom e-mail niet langer voldoet
Woensdag 22 februari 2023
Als organisatie wil je je klanten zo goed mogelijk van dienst zijn. Dit betekent dat je met klanten graag op een efficiënte manier informatie uitwisselt, vaak gebeurt dat via e-mail. Maar wist je dat e-mail eigenlijk geen veilige manier van communiceren is? Sinds de implementatie van de AVG in 2018 zijn veel organisaties al op zoek gegaan naar alternatieven. In dit artikel lees je waarom veilig informatie delen zo belangrijk is en hoe je dit slim kunt realiseren met behulp van PKIsigning.
Waarom veilig informatie delen zo belangrijk is
Veilig informatie delen met je klanten is van groot belang. Zeker waar het gaat om gevoelige informatie, zoals persoonsgegevens of financiële informatie. Als deze informatie in verkeerde handen valt, kan dit vervelende gevolgen hebben voor je klanten en voor je organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan identiteitsfraude of diefstal van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Bovendien is het sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om de privacy van je klanten te waarborgen.
Waarom e-mail niet langer voldoet
E-mail is jarenlang het middel geweest om snel en gemakkelijk informatie te delen. Maar je kan stellen dat het -met de huidige wet- en regelgeving – niet meer veilig genoeg is. Met name bij gevoelige informatie. E-mails worden namelijk niet versleuteld verstuurd en zijn dus gemakkelijk te onderscheppen. Daarnaast is het niet altijd duidelijk wie er achter een e-mailadres zit, of er sprake is van fraude (bijv. phishing en spoofing) en of de ontvanger wel gemachtigd is om de informatie te ontvangen. Dit is vooral een risico bij het versturen van vertrouwelijke informatie.
Wist je dat? Verkeerd geadresseerde e-mails zijn één van de meest voorkomende datalekken volgens de Autoriteit Persoonsgevens [bron].
Veilig informatie delen met PKIsigning
Gelukkig zijn er tegenwoordig alternatieven om veilig informatie te delen. PKIsigning biedt bijvoorbeeld een speciale functie voor beveiligd afleveren. Met deze functie verstuur je vertrouwelijke informatie veilig naar klanten. De ontvanger moet hiervoor eerst een identiteitsverificatie doorlopen, zodat je zeker weet dat de informatie bij de juiste persoon terechtkomt. Pas na de verificatie krijg je inzage in het document en kan je het downloaden. Hiermee voorkom je ook dat ‘downloadlinks’ worden doorgestuurd naar andere ontvangers. Documenten kunnen op ieder moment ook weer worden ingetrokken.
Bespaar op extra software
De functie voor veilig afleveren combineer je eenvoudig met functies voor digitaal ondertekenen. Beide maken onderdeel uit van het standaard abonnement op het platform van PKIsigning. Hiermee bespaar je als organisatie eenvoudig op kosten; een losse softwaretool voor het veilig delen wordt overbodig. Daarnaast verbetert de gebruikersbeleving bij klanten, doordat je maar vanuit één platform berichtgeving ontvangt. Ongeacht of het gaat om documenten ter inzage of ter ondertekening.
Veilig informatie delen is van groot belang, zeker in het kader van de AVG. Met deze functionaliteiten waarborg je niet alleen de privacy van je klanten, maar ook de veiligheid van je organisatie.