“Pragmatischer dan het gebruik van een klantportaal”

Vandaag maken we kennis met Gerbrand Burink, vennoot bij HZW accountants & belastingadviseurs. Gerbrand is als kwaliteitsbepaler van het kantoor (mede) verantwoordelijk voor vaktechniek én automatisering. Het Veenendaalse accountantskantoor – gevestigd midden in het centrum – levert een breed scala aan dienstverlening. Het kantoor heeft daarnaast een auditpraktijk. Het kenmerkt het kantoor: ze bedient een hoogwaardig segment klanten in het brede MKB. Met oog voor kwaliteit wordt ook naar digitaal ondertekenen gekeken: “onze handtekening vertegenwoordigt een belangrijke waarde”.

HZW accountants & belastingadviseurs is een bekende naam in Veenendaal en omstreken. De dienstverlening van het kantoor is breed: naast de administratie- en samenstelpraktijk, heeft het kantoor een fiscaal team en wordt de loonadministratie verzorgd. De auditpraktijk, ondergebracht bij Confirm Accountants, verzorgt wettelijke controles. In alle opzichten staat kwaliteit centraal. Dit komt ook bij IT-keuzes tot uiting. Een aantal jaar geleden heeft het kantoor een moderniseringsslag gemaakt. Het kantoor werkt met online software en handelt bijna alle processen digitaal af. Van een server-infrastructuur is al jaren gelden afscheid genomen. De IT-focus ligt op innovatie in de bedrijfsvoering.

Focus op innovatie

Zo worden alle opdrachtbevestigingen en jaarrekeningen (verklaringen) voorzien van een digitale handtekening en veilig gedeeld met klanten. Klanten ondertekenen op hun beurt online deze stukken, maar ook de bevestiging bij de jaarrekening, de notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders en fiscale akkoordverklaringen. Online samenwerken is de norm. Gerbrand: “Voordat we startten met digitaal ondertekenen, deden we alles op papier. Of we deelden documenten per e-mail. Stukken werden dan geprint om de handtekening te zetten en vervolgens weer ingescand. Dat gaat nu veel efficiënter”. HZW accountants maakt sinds een aantal jaar gebruik van het digitale uitwisselingsplatform van PKIsigning.

Eerst een portal geprobeerd

Het kantoor heeft in eerste instantie geprobeerd om te gaan werken met een klantportaal. “Dat was een mislukt project, klanten zitten hier niet op te wachten”, vertelt Gerbrand. Het inloggen voor DGA’s vormde niet alleen een drempel, ook waren de kosten voor het kantoor significant. Hij vervolgt: “Het bleek een Rolls-Royce. Dat hadden we niet nodig. Met PKIsigning hebben we nu een gebruiksvriendelijk en pragmatisch platform. Zowel voor ons als voor onze klant. Het digitaal ondertekenen gaat heel soepel, klanten snappen het direct. We brengen hier alle processen in onder.”

Veiliger, praktischer en betrouwbaarder

Het veilig uitwisselen van gegevens -ook bij stukken waar geen handtekening op nodig is- is veiliger dan het e-mailen van gevoelige gegevens. En praktischer dan een systeem waar een gebruikersaccount voor benodigd is, licht hij toe. De kantoorprocessen verlopen nu efficiënt. Een vooruitgang ten opzichte van het papieren tijdperk. Bij de inzet van de digitale handtekening is wel goed nagedacht. Gebrand: “Als accountants staan we in een register, de handtekening vertegenwoordigt een waarde. Daarom hebben we ook gekozen voor een gekwalificeerde handtekening. Dat is voor ons van belang. Daarnaast willen we professie uitstralen. De echtheid van deze handtekening is herleidbaar en kent de hoogste mate van betrouwbaarheid.”.

“Het digitaal ondertekenen gaat heel soepel, klanten snappen het direct

Streven naar pragmatisme

Op de vraag wat HZW accountants van de organisatie PKIsigning vindt, hoeft Gerbrand niet lang na te denken: “Ik waardeer het streven naar een product dat ontzettend plat is, het pragmatisme dat de organisatie hanteert. Ze maken het simpel voor de gebruikers en tegen een hele goede prijs. Misschien zelfs een te lage prijs als je kijkt naar de waarde die het platform biedt.”. Ook het kantoor heeft nog ambities: “Het liefst sluiten we straks ook de fiscale aangiftes op PKIsigning aan. Dan kunnen de aangiften na accordering direct naar de Belastingdienst via PKIsigning. Dat geeft nog meer gemak.”