Praktische voorbeelden van procesrobotisering bij accountantskantoren

De gedachte dat een robot met fysieke verschijningsvorm intrede doet bij kantoren is achterhaald.  Waar dat in de industrie werkt, heeft een robot bij dienstverleners juist een rol op de achtergrond. Veel voorkomende processen kunnen door middel van ‘scripts’ in de cloud slim worden geautomatiseerd. Een robot helpt bij het uitvoeren van deze scripts (Robotic Proces Automation). Vier kantoren uit de accountancy top-50 gingen de afgelopen maanden op verkenning. Als resultaat: robotiseren levert direct tijdwinst op.

IT- en innovatie experts van accountantskantoren KroeseWevers, CROP, Rijkse en Omnyacc bogen zich de afgelopen maanden over procesrobotisering. Op initiatief van PKIsigning werd met externe experts gekeken naar automatisering van documentprocessen. Een gemiddeld accountantskantoor heeft enorm veel stukken om digitaal af te wikkelen. Voorbeelden zijn de opdrachtbevestiging, aangifte omzetbelasting, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, publicatiestukken en documenten rondom de jaarrekening. Op veel documentprocessen is veilige aflevering en digitaal ondertekenen een must.

Innoveren zonder extra kosten

Met het Microsoft 365 portfolio – waar alle kantoren inmiddels over beschikken – is het mogelijk om processen te robotiseren. De toepassing Power Automate voorziet hierin. PKIsigning ontwikkelde recent een unieke connector voor dit platform. Daarmee kunnen documenten geautomatiseerd worden ingestuurd naar het onderteken- en afleverplatform. Dat kan voor klantstukken worden ingezet, maar ook voor interne documenten. Bijvoorbeeld klantacceptatieformulieren of onafhankelijkheidsverklaringen. Data kan uit CRM-systemen komen, Microsoft Word en slimme formulieren. De vier accountantskantoren zijn in hun verkenning begonnen met interne processen en creëerden in een handomdraai waardevolle innovaties. Deze week presenteerde ze die aan elkaar.

Waar je mee kunt beginnen

Zo startte Rijkse met het automatisch laten opstellen en ondertekenen van uitgifte verklaringen van IT-middelen en CROP met een voorbeeld om ingevulde formulierdata (Microsoft Forms) ter validatie te laten ondertekenen. Sigurd Felix, IT-Manager bij CROP: “Fijn dat je een selfservice methode hebt om documentprocessen te automatiseren inclusief ondertekening. Klantstukken handelen we al gestructureerd af via ons DMS-systeem, voor interne documenten is nu ook een oplossing.”. Etien de Kam, Teamleider ICT bij Rijkse geeft aan: “De mogelijkheden zijn echt legio met deze tools. Denk groot, maar begin klein. Dan kan het enthousiasme intern ook groeien.”

Sigurd Felix ziet ook veel voorbeelden die in de praktijk geautomatiseerd kunnen worden. Hij is voornemens per afdeling de mogelijkheden te onderzoeken, nu het eerste voorbeeld gebouwd is: “Denk aan het automatisch maken van opdrachtbevestigingen, geheimhoudingsverklaringen, WWFT cliëntonderzoek”. Etien de Kam ziet juist veel quick-wins gerelateerd aan IT & HR, hij vult aan: “Niet alleen klanten ondertekenen stukken, ook medewerkers tekenen regelmatig interne documenten. Ook dat kan slimmer en sneller”.

Summum voor automatisering

Het uitdenken van de processen vergt de meeste tijd concluderen de kantoren, het daadwerkelijk maken van een procesrobot gaat razendsnel. De deelnemende kantoren zijn unaniem als het gaat om de integratie van PKIsigning binnen het Power Platform: naar de toekomst toe is dit het summum voor automatisering. Andere leveranciers zouden dit voorbeeld kunnen volgen.