Cliëntacceptatie direct te verbeteren met PKIsigning

Op 15 december bracht de AFM onderzoeksresultaten naar buiten van de eerste toetsingen onder accountantskantoren met een reguliere vergunning.  Sinds begin 2022 vallen deze direct onder toezicht van de AFM. De conclusie: kantoren moeten het proces rond de cliëntacceptatie nodig verbeteren: 71 van de 83 onderzochte ‘client and engagement acceptance or continuance’ (CEAC) processen zijn onvoldoende uitgevoerd. Terwijl een goede cliënt- en opdracht aanvaarding of -continuering een essentieel startpunt is voor wettelijke controles. Het platform van PKIsigning biedt accountantskantoren handvatten om direct een aantal verbeteringen door te voeren.

Onderwerpen die in het rapport naar voren komen zijn samenloop van dienstverlening, langdurige betrokkenheid, integriteit van de controlecliënt, de benodigde tijd & middelen en de tijdigheid van de beoordeling ervan. Bij 46 van de 54 onderzochte wettelijke controles is de beoordeling niet op tijd. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtbevestiging al is verstuurd voordat de acceptatie is afgerond.

Aan de slag met aanbevelingen AFM

Het AFM doet in het rapport een beroep op accountantskantoren om uit te zoeken hoe waarborgen getroffen kunnen worden om te voorkomen dat de opdrachtbevestiging wordt verstuurd voordat de ‘client and engagement acceptance or continuance’ is afgerond.

Steeds meer accountantskantoren maken gebruik van PKIsigning als platform voor het veilig afleveren en/of digitaal ondertekenen van opdrachtbevestigingen. Door dit platform slim in te zetten kunnen procesfouten rond de cliëntacceptatie voorkomen worden.

Verbeterideeën rond de opdrachtbevestiging

Afgelopen maand publiceerde Microsoft de PKIsigning connector voor het Microsoft Power Platform. Kort daarvoor bracht PKIsigning een nieuwe versie uit van de AFAS-integratie. Door middel van deze integraties kunnen accountantskantoren, die gebruik maken van bijvoorbeeld Microsoft Dynamics of AFAS Software, mooie stappen zetten. Zo kan worden ingesteld dat een opdrachtbevestiging pas kan worden aangeboden als voorgaande werkstroomstappen zijn afgerond. Of dat pas gestart kan worden met werkzaamheden op een project als er een getekende opdrachtbevestiging in het dossier aanwezig is.

Op deze wijze kan robotisering op fraaie wijze ondersteunend zijn aan de borging van compliance.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw kantoor? Meer informatie vind je op: Digitaal ondertekenen met volledige zekerheid – PKIsigning