“De software helpt ons echt. Bij sommige software denk je: ben ik er om hen te helpen? Dat is bij PKIsigning echt andersom.”

Vandaag maken we kennis met Frank Hafkamp, Directeur van Sportservice Veenendaal. Frank is al tientallen jaren actief binnen het sportdomein. Samen met zijn team van 100 medewerkers heeft hij één missie: stimuleren van bewegen en sport in de regio Veenendaal. Hoe PKIsigning daar een rol in speelt? Dat legt Frank graag uit: “We willen zo min mogelijk energie steken in de bedrijfsvoering, zodat we ons maximaal kunnen inspannen om sport en bewegen te stimuleren. We zoeken toepassingen die ons daarbij ondersteunen”.

Sportservice Veenendaal is een flink bedrijf in de regio Veenendaal. Niet alleen beheren zij het Zwembad de Vallei, maar ook alle sportzalen en sportvelden in Veenendaal. Er wordt nauw samengewerkt met de gemeente. Het bedrijf heeft als voornaamste doel om mensen aan het bewegen te krijgen. Naast het beheren van de faciliteiten organiseert Sportservice Veenendaal allerlei (beweeg)programma’s, gericht op uiteenlopende doelgroepen zoals de City Run, Veenendaal on ice, School en Sport, Scoren in de wijk etc.

Energietransitie en IT zijn topthema’s

Het energiedossier is op dit moment een belangrijke opgave waar het bedrijf voor staat. Hier gaat veel aandacht naar uit. Maar, zo stelt Frank, IT en innovatie zijn ook erg belangrijk. Hier valt veel winst te behalen. Frank: “In het bedrijf gaan grote hoeveelheden data om. Denk aan de ticketing voor het zwembad. We onderzoeken hoe we dat kunnen aanwenden om onze klanten beter te bedienen”. Ook procesautomatisering komt om de hoek: “Na het online huren van een sportzaal, wil je dat de deuren direct opengaan op het gereserveerde tijdslot.”. Daarbij moeten onze sportfaciliteiten de aansluiting houden met de huidige tijd. Daarbij wordt voldoende bewegen steeds belangrijker denkt hij.

Via de accountant

Het vizier van ons sportbedrijf is ook gericht op automatisering. Voor de backoffice vormt het ook de sleutel. Frank: “We willen bezig zijn met ons doel, mensen aan bewegen krijgen en sporten. Daarom willen we zo min mogelijk energie steken in bedrijfsvoering”. In de zoektocht naar toepassingen die daarbij helpen kwamen via onze accountant bij PKIsigning uit. Frank vervolgt: “We waren op zoek naar een oplossing om betrouwbare handtekeningen te zetten, geen gerommel meer met plaatjes plakken. Als we het doen, moet het juridisch goed zijn. Gezien het belang overeenkomsten, willen wij het goed geregeld hebben. Er worden allerlei contracten getekend. Arbeidscontracten, onderhoudscontracten, opdrachtverstrekkingen, enzovoorts. Dit kan allemaal met PKIsigning”. Via onze accountant kwamen we op het spoor van PKIsigning.

“Als we het doen, moet het juridisch goed zijn”

Zakendoen in Veenendaal

Toen Frank ontdekte dat PKIsigning ook in Veenendaal gevestigd is, was het contact snel gelegd. Inmiddels worden steeds meer documenten afgewikkeld via PKIsigning. De meeste documenten hebben met HR-processen te maken. Arbeidsovereenkomsten, declaraties en bijvoorbeeld functioneringsgespreksverslagen. Intern is een machtigingenregister gemaakt voor ondertekenbevoegdheden. Belangrijke contracten tekent Frank zelf met behulp van een gekwalificeerd certificaat. Andere collega’s maken gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening.

Jonge mensen hebben geen printer meer

Het digitaal ondertekenen bevalt goed: “We werken veel met flexwerkers in de sport, jonge mensen. Niet iedereen heeft tegenwoordig nog een printer thuis. Die faciliteren wij nu met een digitaal proces. Gewoon via de smartphone af te wikkelen.” Het stafteam kan op eenvoudige wijze – en realtime- de statussen inzien van uitgezette contracten. Het archiveren gaat nu meer gestructureerd geeft Frank aan. Hij vervolgt: “Ook bij aangaan van de arbeidsovereenkomst, gaat alles veel sneller. Iemand heeft het direct in zijn inbox”.

“Het tekenen van de arbeidsovereenkomst gaat veel sneller”

Fijn dat er geen cursus voor nodig is

Minder printen en minder gedoe. Naar de mening van Frank past dat bij verduurzaming, de digitale weg. Het samenwerken met regionale bedrijven ziet hij als een grote pré: “De lijnen zijn al kort, maar zo werkt het nog fijner, je helpt elkaar ook”. Over hulp gesproken: die heeft Sportservice Veenendaal nauwelijks nodig gehad. Frank: “Het product is zo ingericht dat het intuïtief is, dus we hebben weinig hulp nodig. Ook toevoegen van digitale briefsjablonen gaat heel fijn, je hebt geen cursus nodig.”

Als we Frank naar een slotwoord vragen bij het interview is hij duidelijk: De software helpt echt. Bij sommige software denk je: ben ik er voor hen? Dat is bij PKIsigning echt andersom.”